Справку как оформить
Оформляем и выдаем работникам справки
Какие справки выдаются работникам
Как оформить справку
Какие сведения должны содержаться в справке
Как учитывать выданные справки
КАКИЕ ВИДЫ СПРАВОК МОЖЕТ ТРЕБОВАТЬ РАБОТНИК?
Работникам могут понадобиться разные справки. Разные в зависимости от цели, содержания и места предоставления. В этой статье мы рассмотрим примеры наиболее востребованных справок.
Обязанность выдавать работникам справки установлена Трудовым кодексом РФ.
Извлечение из Трудового кодекса РФ
Статья 62. Выдача документов, связанных с работой, и их копий
По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.
К этому списку стоит добавить справку о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ[1]. Эту справку чаще всего оформляют при увольнении работника, она нужна бухгалтерии для определения сумм налоговых вычетов. Кроме того, ее может запросить банк при получении работником кредита или займа.
Извлечение из Налогового кодекса РФ
Глава 23. Налог на доходы физических лиц
[…]
Статья 230. Обеспечение соблюдения положений настоящей главы
[…]
3. Налоговые агенты выдают физическим лицам по их заявлениям справки о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога по форме, утвержденной федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов.
Выдается справка на основании заявления. Она подписывается руководителем и бухгалтером и заверяется печатью.
Реквизиты справок оформляются в соответствии со схемами расположения реквизитов документов, приведенными в приложении А к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ РЕКВИЗИТЫ СПРАВКИ
Справки, как правило, оформляются на общем бланке или на специально разработанном бланке для справок. В любом случае справка должна содержать следующие реквизиты:
• наименование организации — автора документа;
• наименование вида документа («справка»);
• дата документа;
• регистрационный номер документа;
• место составления документа;
• заголовок к тексту (при оформлении на бланке формата А4);
• адресат;
• текст документа;
• отметка о наличии приложения (если оно имеется);
• подпись руководителя организации или его заместителя;
• оттиск печати (при наличии у организации или индивидуального предпринимателя).
ФОРМЫ СПРАВОК, ВЫДАВАЕМЫХ РАБОТНИКУ
Справка с места работы
Такие справки занимают особое место среди документов по личному составу. Их основная цель — подтвердить определенные факты, а именно:
• место работы;
• должность или профессию (пример 1);
• стаж работы;
• размер заработной платы и т. д.
Справка с места работы подписывается руководителем организации либо кадровым работником, если такая обязанность входит в его компетенцию на основании приказа о распределении обязанностей.
Справка о заработной плате тоже имеет несколько разновидностей. Например, справка о заработной плате за последние три месяца работы (пример 2) может представляться в органы соцзащиты для признания семьи малообеспеченной.
Еще одна распространенная справка — о сумме заработной платы за два календарных года, предшествующих увольнению работника, — выдается по письменному заявлению застрахованного лица (его законного представителя либо доверенного лица) не позднее трех рабочих дней со дня получения (регистрации) страхователем заявления.
Эта справка нужна уволенному работнику для оформления пособий (по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, по уходу за ребенком).
Заполняется она либо от руки черными или синими чернилами (шариковой ручкой), либо с использованием технических средств (компьютера или пишущей машинки). Подчистки и исправления не допускаются. Сведения, содержащиеся в справке, заполняются на основании данных бухгалтерского учета и отчетности страхователя. Заполненная справка удостоверяется печатью организации (круглой), которая проставляется в специально отведенном месте и не должна закрывать подпись.
Справка для представления по месту требования
В зависимости от места требования содержание справки может разниться. Исполнитель обязательно должен уточнить у работника, в какую организацию он будет ее представлять.
Справка для представления по указанному работником месту требования оформляется и регистрируется в том же порядке, что и справки с места работы, — на фирменном бланке организации (пример 3).
КАК УЧИТЫВАЮТСЯ СПРАВКИ?
Учет справок, выдаваемых с места работы, ведется инспектором по кадрам или другим работником отдела кадров в специальном журнале (книге) учета либо в его электронном аналоге (пример 4).
Выводы:
1. Справки работнику выдаются по его заявлению. В заявлении нужно указать, какие именно сведения должны содержаться в справке.
2. Выдаваемые справки подписываются руководителем организации или уполномоченным лицом и заверяются печатью организации (при ее наличии).
3. Выдаваемые справки учитываются в специальном журнале и выдаются работнику под роспись.
[1] Приложение № 1 к Приказу ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@ «Об утверждении формы сведений о доходах физического лица, порядка заполнения и формата ее представления в электронной форме».
И. И. Наделяева, заместитель директора по управлению персоналом
Правила оформления справок по месту требования
Как написать по месту требования о лицевом счете для судебных приставов. Требуют на комиссию втэк справку с места работы (о рабочем месте) как правильно написать? Здравствуйте! Надо обратиться в отдел кадров по месту работы, там должны составить такую справку. Какой из вариантов справок предпочтительней? Оба варианта на сегодняшний день действительны? Здравствуйте! Оба варианта действительны, текст второго варианта составлен более грамотно. Если у вас никто не запрашивает такую справку, то оформлять её не надо. Текст, где указанна нужная информация (кому выдана, занимаемая должность. Спасибо за вдохновение, я к для тебя захожу и настроение подымается. В с места работы, оформленной на бланке организации, указывается фио, должность работника, с какого времени работает. Справка для представления по месту требования.
Итоги Какой бы вид справки работник не затребовал, существует главное правило при ее составлении – это достоверность предоставленных сведений. Очень часто сотрудники просят войти в положение, и указать повыше зарплату, получше должность или хотят изменить период работы, так как для льготной пенсии не хватает буквально нескольких рабочих дней.
Важно
Порой работодатели идут у них на поводу и вносят липовые данные. Но ведь справку подписывает не работник, а специалист, отвечающий за его выдачу, главный бухгалтер, руководитель организации.
Ставя свою роспись под недостоверными данными, они должны помнить, что нарушают закон. Такая справка теряет свою юридическую силу, а должностное лицо, его выдавшее, может быть подвержена административной ответственности.Документ с юридической силой: справка по месту требования с работы
Подписывают справки обычно генеральный директор, замещающее его лицо или должностные лица, уполномоченные подписывать документы определенного вида на основании доверенности. Справки, в которых содержится финансовая информация, наряду с генеральным директором подписывает главный бухгалтер (пример 6).
Она оформляется в нижнем левом углу документа, указываются инициалы с фамилией и контактный телефон исполнителя. В последнее время встречаются варианты с указанием адреса электронной почты.
См. пример 9. Ставить ли печать на справку? Если для справки отсутствует унифицированная форма, вопрос о проставлении печати на этом документе решается внутри организации.
Особенности оформления справки с работы по месту требования
Директор по персоналу Колычева Д. Л. Колычева │ │ │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ Пример 9. Справка о занятости и среднем ежемесячном доходе работника.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ │ │ Закрытое акционерное общество Для предъявления │ │ «Стройкомплект» по месту требования │ │ │ │ ул. Комсомольская, д. 4, │ │ г. Ульяновск, 673255 │ │ Тел./факс: +7 (562) 567-89-01, │ │ http://www. stroykomplekt. ru │ │ ОКПО 12345678, ОГРН 1234567890123, │ │ ИНН 1234567890, КПП 123456789 │ │ │ │ СПРАВКА │ │ │ │ 02.12.2013 34-42/32 │ │ N │ │ │ │ г. Ульяновск │ │ │ │ Макаров Роман Анатольевич является работником ЗАО «Стройкомплект» и │ │ занимает должность «Начальник сметно-расчетного отдела» с 29 июня │ │ 2006 г. по настоящее время.
Оформляем и выдаем работникам справки
Основной текст справки не должен содержать никаких оценочных суждений, ходатайств и выводов: только фактическая информация, по возможности подтвержденная документально. Отметка о наличии приложений к справке оформляется ниже текста через один-два межстрочных интервала (см. отметку 2 в примере 6). Как ее оформлять, посмотрим в п. 3.21 ГОСТа Р 6.30-2003: Фрагмент документа. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» 3.21. Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз. Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например: Приложение: 1.
Как правильно оформить справку по месту требования
Инструкция и образец: как правильно оформить справку с места работы от ИП самому себе На… Справка – это документ, доказывающий либо опровергающий какой-то факт.У нее много разновидностей, в зависимости от цели, содержания и места предоставления.Выдача справок – не право, а обязанность работодателя, который перед законом отвечает за… Содержание статьи:1 Медицинская справка 086 у — бланк2 Медицинская справка 086 у — какие врачи?3 Медицинская справка 086 у — скачать Медицинская Как правильно оформить справку по месту требования Справка с работы может выдаваться для предъявления в посольство с целью получения визы при выезде за пределы страны в туристическую поездку, служебную командировку, а также для предоставления в суд, отделения милиции и др.
Внимание
Заполненная справка удостоверяется печатью организации (круглой), которая проставляется в специально отведенном месте и не должна закрывать подпись. Справка для представления по месту требования В зависимости от места требования содержание справки может разниться.
Исполнитель обязательно должен уточнить у работника, в какую организацию он будет ее представлять. Справка для представления по указанному работником месту требования оформляется и регистрируется в том же порядке, что и справки с места работы, — на фирменном бланке организации (пример 3).КАК УЧИТЫВАЮТСЯ СПРАВКИ? Учет справок, выдаваемых с места работы, ведется инспектором по кадрам или другим работником отдела кадров в специальном журнале (книге) учета либо в его электронном аналоге (пример 4). Выводы: 1. Справки работнику выдаются по его заявлению.
В заявлении нужно указать, какие именно сведения должны содержаться в справке.
Справка выдана по месту требования
А к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ РЕКВИЗИТЫ СПРАВКИ Справки, как правило, оформляются на общем бланке или на специально разработанном бланке для справок. В любом случае справка должна содержать следующие реквизиты: • наименование организации — автора документа; • наименование вида документа («справка»); • дата документа; • регистрационный номер документа; • место составления документа; • заголовок к тексту (при оформлении на бланке формата А4); • адресат; • текст документа; • отметка о наличии приложения (если оно имеется); • подпись руководителя организации или его заместителя; • оттиск печати (при наличии у организации или индивидуального предпринимателя).
Справка с места работы — бланк и образец заполнения
Не допускаются сокращения в написании структурного подразделения, где трудиться работник, его должности.
- Указывается контактный телефон специалиста, ответственного за составление документа, его Ф.И.О.
- Если справка содержит сведения о заработной плате сотрудника, указываются банковские реквизиты, ИНН, обязательно наличие подписи главного бухгалтера.
- Любые сведения в справке обязаны иметь документальное подтверждение. Например, период работы, переводы, отпуска пишут на основании приказов по личному составу.
- Плата за составление документа не взимается. Трудовой кодекс обязывает работодателя предоставлять справку безвозмездно.
- Документ заверяется печатью и подписью руководителя, если права подписи не делегировано другому должностному лицу.
- Все справки имеют исходящий номер.
В справке содержаться следующие сведения:
- О сумме заработка за два предшествующих увольнению года и за текущий.
- Количество дней приходящихся на:
- отпуск по беременности и родам;
- отпуск по уходу за ребенком;
- временную нетрудоспособность;
- период освобождения с работы с сохранением зарплаты, если на нее не начислялись страховые взносы (ФЗ 112).
Новая форма справки о заработке и о количестве календарных дней. Совместителю По желанию сотрудника в трудовую книжку вносится запись о его работе по совместительству. Для этого работнику понадобиться справка, доказывающая факт его трудовой деятельности в другой организации. В ней содержаться данные о приеме работника-совместителя (дата, должность, место работы). Вносятся запись о том, что он трудится по сей день. Отличие справки в особом реквизите адресата.
Куда могут предоставляться? В соцзащиту Семьям, признанным малоимущими, государство выплачивает ежемесячное пособие. Они также имеют право на получение субсидий. Для его назначения в соцзащиту приносят справку с работы о своих доходах за последние 3 месяца, в котором указывается следующая информация:
- наименование организации, его реквизиты;
- Ф.И.О.
работника, должность и структурное подразделение;
- с какого времени трудиться на предприятии;
- помесячный доход.
При этом обязательно определяют вид дохода: заработная плата или пособие. Размер алиментов от общей суммы вычитывается (если работник их платит). Основанием для справки являются лицевые счета и расчетные ведомости.
Как написать справку – образец справки с места работы Справка с места работы может быть составлена для подтверждения сведений о фактическом месте работы, занимаемой должности, трудовом стаже, зарплате и т.д. Если речь идет об основной деятельности, то заголовок к тексту справки, например, можно сформулировать – о текучести кадров, о ходе рекламной кампании и т.д.
Справки представляют в адрес иной организации или руководству своей организации. Документ с юридической силой: справка по месту требования с работы Выдача справок – не право, а обязанность работодателя . который перед законом отвечает за достоверность представленной в ней информации. Передача неверных сведений, не подкрепленных документами данных, может повлечь за собой административное наказание в виде штрафа. Поэтому составление справки требует внимательности и соблюдения всех формальностей.
❶ Как оформить справку
27 декабря 2018
Автор КакПросто!
В деятельности организации часто возникает необходимость оформлять всевозможные справки. Некоторые формы справки утверждаются нормативными актами, например, форма 2-НДФЛ Приказ ФНС РФ от 17.11.2010 N ММВ-7-3/611@. Справки выдают бухгалтерские, кадровые службы. В форме справки выдаются сведения по запросам государственных, правоохранительных, судебных органов.Цель справки - зафиксировать и/или удостоверить какие-либо события или фактические данные.
Инструкция
Справка должна содержать все необходимые реквизиты организации или предпринимателя: наименование, организационно-правовая форма, место нахождения, банковские реквизиты.Укажите регистрационный номер и дату выдачи справки. Информация сохраняет актуальность в течение срока не более месяца.
Справку оформляют на фирменном бланке, удостоверяют подписью уполномоченного лица и печатью организации. Обязательно указать название должности и фамилию лица, подписавшего справку. Как правило, в кадровой службе и бухгалтерии имеются собственные печати. Изложите суть справки в сжатой форме: только даты, суммы, коэффициенты и пр. Данные указываются на основе первичных документов по учету и оплате труда. При необходимости, по запросу выдают заверенные копии таких документов.Видео по теме
Обратите внимание
Справка должна содержать только достоверные сведения, т.к. она подтверждает право на получение каких-либо льгот, компенсаций, денежных средств. Лицо, подписавшее справку, несет индивидуальную ответственность за предоставление недостоверной, неполной, искаженной информации.
Полезный совет
Все выданные справки регистрируются в журнале, копии подшиваются в папку исходящих документов.
Источники:
- ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт РФ. Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов, утв.Постановлением Госстандарта России №65-ст от 03.03.2003г.
Распечатать
Как оформить справку
Инструкция и образец: как правильно оформить справку с места работы от ИП самому себе
Любой человек вправе работать там, где хочет. Лишь бы подходил под требования работодателя.
Помимо крупных фирм, имеющих в своем названии аббревиатуры «ОАО», «ЗАО», «ООО» и так далее, имеются более мелкие предприятия, оформленные как – индивидуальный предприниматель. Эта категория относится к мелкому и среднему бизнесу.
Тем не менее, ИП может являться работодателем на законных основаниях со всеми вытекающими правами и обязанностями. ИП точно так, как и крупные фирмы, может выдавать справки с места, где работают их сотрудники.
В этой статье будут рассмотрены формы таких справок, требования к их содержанию и заверению.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (812) 332-54-12. Это быстро и бесплатно!
Содержание:
- В каких случаях может выдаваться справка от ИП
- Содержание
- Процесс выдачи справки
- Форма
- Справка от ИП для ИП
- Налоговая отчетность
В каких случаях может выдаваться справка от ИП
Как и любая другая справка, этот документ выдается работнику по его требованию. Причем работодатель обязан предоставить ее в течение трех дней, начиная с того дня, когда был принят запрос.
Справка с места работы, образец от ИП.
Единственное, что нужно уточнить работнику, так это в какую организацию ему требуется справка с места работы.
Чаще всего такие справки требуются в:
- Социальные службы.
- Налоговую службу по месту жительства (прописки) работника.
- Учебное заведение, если работник совмещает учебу и работу.
- В ФМС и посольства других стран для оформления загранпаспорта и виз.
Бланк справки по месту требования, образец.
Содержание
Существует два вида ИП, которые могут официально могут работать в нашей стране:
- ИП с форменной печатью.
- ИП без печати.
Образцы справок с места работы для обоих видов практически идентичны.
Единственная разница состоит в том, что при отсутствии печати, работодатель к справке прикладывает копии ИНН и ОГРН. На копиях ставится подпись руководителя ИП.
Содержание справки:
- Формат справки А4.
- Обязательно указывается название населенного пункта, где находится ИП и дата выдачи справки.
- ФИО работника, которому выдается справка, прописывается полностью.
- ФИО человека, выписывающего справку.
- Обязательно указание должности работника, на которой он работает у ИП (прописать полностью ФИО предпринимателя).
- Размер заработной платы, выплачиваемой сотруднику.
- Если нужно, прописывается место требования справки. Например, «для налоговой службы» или «по месту обучения». Если справка выдается для иных организаций, то ставится отметка «справка выдана по месту требования».
- Заверяется подписью самого ИП. При наличии, ставится печать.
- В верхнем углу справки указываются реквизиты ИП и контактное лицо или отдел, с которым можно связаться для проверки информации.
Процесс выдачи справки
Как уже было сказано, работник может запросить справку с места работы, а работодатель, в свою очередь, обязан предоставить ее в течение трех дней.
Это прописано в статье 62 Трудового кодекса РФ.
Трудовой кодекс РФ. Статья 62. Выдача документов, связанных с работой, и их копийПо письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.
Части вторая — третья утратили силу.
Работник обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю.
Если у ИП есть кадровая служба, то обращаться работнику следует к ее сотрудникам. Если такого отдела нет, то непосредственно к руководителю.
Получив запрос от работника, лицо, получившее его, обязано подготовить необходимые документы для написания справки.
То есть кадровик или руководитель поднимает договор с работником, смотрит полное наименование должности и оклад (или тарифную ставку) и прописывает эти данные в справке.
Потом этот документ отдается на подпись и заверение руководителю. Или сам руководитель заверяет справку.
Скачать форму справки о заработной плате и о количестве календарных дней.
После этого составленный документ отдается на руки работнику.
Форма
Бланка, утвержденного ГОСТом или другой подобной организацией, не существует. Поэтому для написания справки допустима свободная форма.
В зависимости от типа места требования, будет немного отличаться содержание документа, но существенной разницы не будет.
Бланки, на которых можно написать справку, в широком доступе представлены в Интернете.
Можно взять уже готовый, а можно то же самое набрать самостоятельно на рабочем или домашнем компьютере и распечатать.
Справка от ИП для ИП
Бывают случаи, когда справка с места работы требуется индивидуальному предпринимателю. Это могут быть требования консульств при оформлении визы или справка с мест работы родителей при поступлении их детей в детские дошкольные учреждения.
Скачать образец справки для визы.
В подобных обстоятельствах чаще всего возникает вопрос: «Как оформить справку с места работы ИП самому себе?» Ответ на этот вопрос достаточно прост: самому себе выписывать справку нет никакой необходимости.
Более того, справка по форме 2-НДФЛ для ИП тоже не подойдет.
Для подтверждения доходов, предпринимателю необходима справка по форме 3-НДФЛ с отметкой о принятии ее налоговым органом.Скачать бланк формы 3-НДФЛ (Excel)
Такие справки можно взять в территориальном налоговом органе или при сдаче отчетности попросить сотрудника налоговой проставить отметку на еще одном экземпляре.
Сотрудники службы не спрашивают, для каких целей нужна еще одна справка и, соответственно, никакой платы за отметку не последует.
Кроме своего экземпляра 3-НДФЛ, в качестве подтверждения дохода ИП, можно запросить в налоговой справку о доходах ИП.
Но налоговики не обязаны выдавать такие документы, поэтому требовать ее не получится.
Для того чтобы сделать такой запрос необходимо написать два идентичных экземпляра заявления.
Одно, с отметкой о принятии, оставить у себя, второе – отдать на рассмотрение.
Если налоговая служба пойдет навстречу, то в течение месяца после обращения, справка о доходах будет выдана.
Если ИП работает не по обычной системе налогообложения и не по упрощенной, а по ЕНВД (единый налог на временный доход), то справка из налоговой службы не может служить подтверждением дохода ИП.Это значит, что необходимо обратиться в ту организацию, которой нужна справка с места работы, и испросить у нее образец справки.
Это необходимо для того, чтобы знать какую информацию необходимо предоставить и, соответственно, как оформить справку.
Налоговая отчетность
Кроме произвольной формы справки с места работы от ИП, может быть выдана справка 2-НДФЛ.
Бланк справки по форме 2 НДФЛ.
Это справка, отражающая доходы физических лиц. Выдается она также по требованию работника и охватывает определенный период (как правило, год).
Такая справка содержит все реквизиты и полное наименование работодателя, ФИО и должность сотрудника, на чье имя выписана справка, средства, полученные сотрудниками в качестве заработной платы и подлежащие налогообложению, все выплаты социального характера (если таковые производились) и общий доход сотрудника с указанием суммы всех вычетов.
Справка также оформляется у работодателя в течение трех дней. Она также должна быть заверена руководителем и печатью организации.
Получить справку с места работы, если работодателем является индивидуальный предприниматель возможно. Если, конечно, ИП оформлено в соответствии с законодательством РФ.
Недобросовестных предпринимателей ждут крупные штрафы в том случае, если выяснится, что работники, состоящие у него на службе, не оформлены должным образом.
Поэтому при устройстве на работу к ИП следует всегда заключать трудовой либо гражданско-правовой договор.
Тогда выиграет и сотрудник (не теряется стаж, идут отчисления в ПФР и так далее) и наниматель (большая степень доверия к ИП как к работодателю и меньше проблем со стороны проверяющих органов).
Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
+7 (812) 332-54-12 (Москва)
Это быстро и бесплатно!
