Легализация документов что это такое
Каков порядок легализации документов?
Легализация документов в международном обращении необходима для того, чтобы официальные документы одного государства могли быть признаны на территории другого государства в их неизменном правовом статусе. Подробнее о понятии легализации документов, видах и порядке этой процедуры узнаем из статьи.
Что такое легализация документов
Виды легализации документов
Чем консульская легализация документов отличается от апостилирования
Порядок консульской легализации документов
Что такое легализация документов
Легализация документов – это специальный церемониал, последовательность действий, в результате которых документ иностранного государства становится юридически значимым в требуемой стране. Процедура легализации документа может быть проведена только в той стране, где эта деловая бумага была выдана или оформлена.
Читайте нас в Яндекс.Дзен
Яндекс.Дзен
Легализации подлежат документы, выданные госорганами или при их участии, документы об образовании, воинской службе, архивные справки и выписки и т. д.
В соответствии с законодательством России, не могут быть легализованы документы:
- расходящиеся по своему содержанию с законодательством РФ или способные нанести ущерб России;
- паспорта и другие удостоверения личности;
- «военники»;
- трудовые книжки;
- профсоюзные билеты;
- пенсионные удостоверения;
- водительские удостоверения;
- документы, относящиеся к коммерческим или таможенным операциям.
Виды легализации документов
По процедуре придания юридического статуса деловым бумагам в иностранном государстве можно выделить следующие пути легализации документов:
 |
| Скачать форму апостиля |
- апостилирование;
- консульская легализация;
- узаконивание документов путем обоюдного признания через двусторонние международные договоры;
- легализация в Торгово-промышленной палате РФ.
При этом непосредственно к легализации документов в виде совершения определенных действий по приданию законности государственным актам в другой стране можно отнести лишь первые 2 способа (апостилирование и консульская легализация).
Тогда как взаимное признание странами госдокументов друг друга является способом, исключающим применение любых действий к документу, в том числе и проставление апостиля. В этом варианте о легализации документов можно говорить уже на этапе заключения двустороннего международно-правового договора по принятию на своих территориях документов в их существующем правовом статусе без какого-либо дополнительного оформления.
В настоящее время подобные международные соглашения заключены у России с 37 странами, включая большинство бывших союзных республик СССР, а также значительную часть европейских государств, КНДР, Кубу и прочие. Однако нужно иметь в виду, что, к примеру, Словакия, несмотря на заключенное в свое время упомянутое двустороннее соглашение, с 2010 года требует проставление апостиля на документах из России.
Что касается легализации документов через Торгово-промышленную палату РФ, то эта процедура предусмотрена для ряда коммерческих бумаг, которые не могут быть узаконены через консульскую легализацию или апостилирование. Легализацию документов в ТПП РФ проводят на основании закона «О ТТП в РФ» от 07.07.1993 № 5340-I. Однако такие действия по удостоверению документов не являются обязательными и проводятся лишь по требованию иностранного контрагента.
Чем консульская легализация документов отличается от апостилирования
Остановимся подробнее на двух процедурах, непосредственно представляющих собой способы легализации документов для заграницы. Это вставка штампа-апостиля и консульская легализация.
Легализовать документы с помощью апостиля могут только страны – стороны Гаагской конвенции от 1961 года (См. Что такое апостиль документов и зачем он нужен?). В таком варианте легализация документа происходит в один этап, заключающийся в обращении в компетентный госорган за проставлением на справке, свидетельстве или иной деловой бумаге специального штампа – апостиля. Внешний вид и содержание штампа, призванного легализовать документы, строго определены в конвенции.
В настоящий момент сторонами Гаагской конвенции являются порядка 135 стран. Обратиться за легализацией можно в один из указанных госорганов в зависимости от того, какой документ необходимо апостилировать:
- Минюст РФ (на федеральном уровне или в территориальных подразделениях);
- ЗАГСы;
- Минобороны;
- Рособрнадзор;
- Росархив.
По сравнению с процедурой проставления апостиля такой способ легализации документов, как консульская легализация – более сложный вариант, требующий последовательного обращения в несколько компетентных органов. Консульская легализация может понадобиться, если требуется легализовать документ и вместе с тем:
- страна, куда будет предоставлена запрашиваемая бумага, не является стороной Гаагской конвенции 1961 года;
- между Россией и интересующим государством нет двустороннего соглашения об обоюдном признании документов друг друга;
- предписываемый документ не относится к деловым бумагам, которые, в соответствии с законодательством, не нуждаются в легализации.
Порядок консульской легализации документов
Процедуре консульской легализации документов в России посвящено 2 нормативных акта. Это:
- Федеральный закон «Консульский устав» от 05.07.2010 № 154-ФЗ.
- Админрегламент Министерства иностранных дел, утвержденный приказом МИД России от 18.06.2012 № 9470.
В соответствии с законодательством, консульская легализация охватывает несколько этапов:
- Засвидетельствование документа в нотариальной конторе вместе с переводом и росписью выполнившего его специалиста.
- Заверение подписи нотариуса в Минюсте РФ.
- Удостоверение печати Министерства юстиции и росписи уполномоченного чиновника в консульском департаменте МИД РФ.
- Дальнейшее засвидетельствование в консульстве государства, затребовавшего документ.
Заявителями в случае консульской легализации являются граждане и организации, которые должны обратиться в приемную отдела легализации и истребования документов МИД по адресу: г. Москва, 1-й Неопалимовский переулок, д. 12, подъезд 2, зал 3. Аудиенция осуществляется в будние дни каждый день с 9 часов 30 минут до 12 часов 30 минут и с 14 часов 30 минут до 17 часов, а в пятницу – с 9 часов 30 минут до 12 часов 30 минут и с 14 часов 30 минут до 16 часов.
Для осуществления процедуры необходимо предоставить:
- заявление (образец можно скачать на сайте МИД РФ по адресу: http://www.kdmid.ru/);
Скачать форму заявления Скачать форму заявления - паспорт для граждан или доверенность на совершение указанных действий от организации;
- госдокумент, требующий легализации;
- документы, подтверждающие родственную связь в случае затребования документа родителями в отношении малолетних или родственниками усопшего;
- квитанция об оплате госпошлины.
Длительность выполнения услуги в МИД РФ составляет 5 рабочих дней с даты принятия обращения. Если же необходимо затребовать документы в другом государстве, срок выполнения услуги может составлять до 6 месяцев и при наличии уважительных обстоятельств может быть продлен еще на 3 месяца по решению руководителя Консульского департамента МИД РФ.
72. Легализация официальных документов: понятие, способы.
Документы, составленные и выданные на территории одного государства, принимаются к рассмотрению и признаются на территории другого государства при условии их легализации (определенная международными соглашениями процедура удостоверения документов), если иное не предусмотрено законодательством государств или положениями международных договоров, отменяющих процедуру легализации, участниками которых они являются.
В настоящее время широко известны два способа легализации (удостоверения) официальных документов – 1) консульская легализация и 2) проставление апостиля.
Консульская легализация - процедура подтверждения соответствия документов и актов законодательству государства их происхождения для целей их использования в другом государстве и представляет собой свидетельствование подлинности подписи должностного лица, его статуса и, в надлежащих случаях, печати уполномоченного государственного органа.
В свою очередь произвести консульскую легализацию документов возможно тремя способами. Первый - консульская легализация документов производится на территории государства, которое выдало этот документ. Второй – консульская легализация документов производится на территории государства, где этот документ необходимо предоставить (использовать). Третий - консульская легализация документов производится на территории третьего государства.
Все три способа консульской легализации документов состоят из очередности различных заверений.
В первом случае, сначала у нотариуса заверяется документ и правильность его перевода на язык государства, где будут использоваться эти документы, затем следует обращение в Министерство юстиции, где свидетельствуется подлинность подписи нотариуса. После этого в департаменте (другой компетентный орган, в зависимости от государства) консульской службы МИД подтверждается подлинность подписи должностного лица органа Минюста и, наконец, последний шаг - посещение консульства того государства, где будут использоваться документы. Там-то и происходит долгожданная легализация.
Во втором случае, иностранные документы сначала заверяются в дипломатическом представительстве или консульском учреждении того государства, на территории которого они были выданы. Подпись и печать под подтверждением вправе ставить только посол, нач. консульского отдела (консул) его зам (вице-консул). Остальные лица консульства (посольства) подписывать документы такого рода не имеют права. Далее, заверенные таким образом документы, после проверки по каталогу подлинности подписи, оттиска печати и полномочий сотрудника консульского отдела, легализуются в уполномоченном органе консульской службы МИД того государства, где эти документы будут использованы. В этом случае также может быть потребован нотариальнозаверенный перевод документов на язык государства, где эти документы будут использованы.
Третий способ консульской легализации документов в виду его специфики не получил широкого применения, но возможность его использования при определенных сложившихся обстоятельствах не исключена. Например, гражданин(-ка) России, находящийся(-аяся) временно на территории Германии, захотел(а) вступить в брак с гражданкой(-ином) Германии в Дании. Для заключения брака в Дании датская сторона требует консульской легализации свидетельства о рождении жениха (невесты) из России.
В октябре 1961 г. в Гааге (Нидерланды) рядом стран была подписана Конвенция. Этой Конвенцией были отменены требования консульской легализации иностранных официальных документов и введена упрощенная процедура заверения подписи лица, подписавшего документ, статуса, в котором оно выступало, а также аутентичности оттиска печати или штампа. Такая форма легализации иностранных документов стала называться – Апостиль (APOSTILLE), а документы с одинаковым для всех этих стран штампом 'Аpostille', который проставлен уполномоченным на то органом, перестали требовать дальнейшего заверения (консульской легализации). При наличии такого штампа на официальных документах, составленных на территории одного из договорных государств последние безоговорочно признаются на всех государственных уровнях чиновниками любого ранга всех странах, подписавших Конвенцию.
В настоящее время к Конвенции присоединилось почти девяносто стран мира. В их числе большинство европейских и американских стран. Таким образом, проставление штампа 'Apostille' возможно на следующих территориях: Британские Виргинские острова, Гибралтар, Фолклендские острова.
Апостиль строго определен и стандартизирован. Это - штамп в форме квадрата, который сопровождается словами APOSTILLE (Convention de la Haye du 5 octobre 1961), со стороной не менее 9 см. и определенным количеством пунктов (строк) для заполнения.
Согласно ст. 5 Конвенции апостиль 'удостоверяет подлинность подписи, качество, в котором выступает должностное лицо, подписавшее документ и, в надлежащем случае, подлинность печати и штампа, которыми скреплен этот документ'. Апостиль может ставиться непосредственно на документ или может быть оформлен в виде приложения, подшитого, приклеенного или иначе прикрепленного к документу. Подпись, печать и штамп, проставленные компетентным органом на апостиле, не требуют никакого дальнейшего заверения или легализации. Каждый апостиль уникален и имеет свой регистрационный номер. Он не является отдельным документом, а существует только вместе с удостоверяемым документом.
После его проставления документ считается легализованным и имеет право на законное использование на территории стран-участниц Гаагской конвенции, которые согласились с присоединением к ней определенного государства. Апостилируются документы об образовании, гражданском состоянии, трудовом стаже, страховки, свидетельства о нахождении в живых, справки, доверенности, судебные решения, а также материалы по гражданским, семейным и уголовным делам и др.
На заверенные надлежащим образом копии документов так же можно проставить штамп 'Apostille'. Заверяются они в таком же порядке и имеют такую же силу, как и оригинал.
В РФ срок проставления апостиля занимает, как правило, три-четыре рабочих дня. В РФ проставлять апостиль имеют право:
• органы юстиции администраций субъектов РФ. Они апостилируют документы, засвидетельствованные нотариусом в тех же субъектах федерации;
• органы ЗАГС администраций субъектов РФ - на свидетельства о регистрации актов гражданского состояния. Например, на документы об актах гражданского состояния, выданные в Москве, апостиль ставят в объединенном архиве ЗАГС;
• в Департаменте консульской службы МИД РФ штампом APOSTILLE могут быть заверены документы об образовании, предназначенные для использования в странах, подписавших Гаагскую конференцию. В Москве эти документы можно отдать на легализацию и в Министерство общего и профессионального образования РФ;
• отдел документально-справочной работы Комитета по делам архивов РФ - на документы, выданные центральными государственными архивами;
• архивные органы имеют право проставлять апостиль на документах, оформленных по линии адвокатуры.
В соответствии со ст. 1 Гаагской конвенции, некоторые документы, предназначенные для использования в странах-участниках, не нуждаются в проставлении апостиля. Так, ее действие не распространяется на документы, совершенные дипломатическими или консульскими агентами, а также на административные документы, имеющие прямое отношение к коммерческой или таможенной операции (доверенности на совершение сделок, счета, документы на перемещение товаров через границу, договоры (контракты) о поставке товаров и предоставлении услуг, о выполнении работ и расчетов с ними, таможенные декларации и т.п.). Все эти документы нуждаются в легализации обычным консульским путем. Вместе с тем, апостиль не проставляется на оригиналах, копиях и фотокопиях паспортных документов, военных билетов, трудовых книжек, разрешений на ношение оружия, свидетельств о регистрации транспортных средств (технических паспортов), удостоверений личности, нормативно-правовых актов, разъяснений и правовых заключений относительно их применения, документов, имеющих характер переписки.
В проставлении апостиля так же отказывается, если 1) документ предназначен для использования в стране, которая не присоединилась к Конвенции или является ее участницей, но возражала против присоединения государства, которое выдало официальный документ, к Конвенции согласно статьи 12 Конвенции; 2) текст документа невозможно прочитать вследствие повреждения; 3) документ написан или подписан карандашом либо получен через средства факсимильной связи; 4) в документе есть неоговоренные исправления или дописки; к полномочиям компетентного органа не относится проставление апостиля на этом документе; 5) компетентному органу не удалось получить образцы подписей, оттисков печатей и/или штампов.
При проставлении апостиля, не проверяется содержание официального документа на его соответствие действующему законодательству и ее международным договорам, а только выясняется, подлежит ли данный документ проставлению на нем апостиля и заверяется подпись лица, подписавшего документ, статус, в котором оно выступало, а также аутентичность оттиска печати или штампа. Ответственность за содержание документа несет лицо, подписавшее конкретный официальный документ, или учреждение (государственный орган, организация и т.д.), выдавшее его.
Для проставления апостиля необходимо подать оригинал документа или его копию, заверенную в установленном порядке.
Легализация документов
Легализация документов применима для того, чтобы документы одной страны имели аналогичную силу и в другой. Это касается все официальных документов, используемых в международном обращении. Правовой статус при этом у них не меняется, а остается на прежнем уровне. Именно это все необходимо иностранным гражданам, которые приезжают в Россию на постоянное проживания, желают получить разрешение на осуществление трудовой деятельности.
Понятие легализации
Легализацией считается специальная процедура, определенные этапы деятельности, по итогам которых любые значимые документы будут получать силу закона в любой другой стране, в которой возникает необходимость. Берется во внимание тот факт, что весь процесс может быть выполнен в стране, откуда родом все бумаги. Под легализацию подпадают те документы, исходящие от государственных органов, образовательные бумаги, справки из архивов, выписные справки, сведения о воинской службе и многое другое.
Но даже в такой ситуации не каждая бумага попадает под процедуру легализации, если она не соответствует законодательству России, а их использование может принести значительный вред самой стране. Кроме этого, в этот список попадают личные паспорта граждан, удостоверения водителей, книжки о трудовой деятельности, в которых отображены сведения о коммерческой деятельности организации и другие.
Апостилирование документов
1961 год – подписана конвенция в Нидерландах в Гааге, согласно которой процедура удостоверения документов была отменена. Но тут осуществляется не полная отмена, а заменяется стандартная консульская на апостили. Под последним подразумевают штамп или специальный знак. Он ставится на том документе, который будет использоваться в другой стране. Но только ограниченный круг стран может использовать такой знак. Именно они и подписали вышеуказанную конвенцию. Знак и является легальностью принятого документа. Что говориться о России, то страна вошла в число таких стран лишь с 1992 года. Большинство стран по всему миру также стали участниками процесса, так как это более современный способ и более простой в использовании.
Процесс апостилирования документов не осуществляется в стороннем государстве, а только в том, где выпущен, оформлен документ. Существует тут и несколько способов, за счет которых происходит проставление апостиля. Кроме штампирования, популярностью пользуются и опечатывание оттиска рельефной печати. Каждая страна выбирает более оптимальный способ, который не влияет на законность и легальность. По конвенции в апостиле должны быть все те реквизиты, которые и покажут легальность его использования.
Законодательство внутри страны принимает решение о том, чтобы создать действительный орган, занимающийся данной процедурой, а именно выполняет апостилирование. В каждом государстве они называются совершенно по-разному и имеют различную компетенцию. Для Великобритании это Министерство иностранных дел, во Франции – апелляционный суд, а точнее генеральный прокурор при госоргане. Административное ведомство занимается апостилирование в Германии, а в США – департамент государства. Но не только одна служба может выполнять такие значимые действия.
В последующем легализованный документ следует уже переводить на тот язык, который будет необходим в стране пребывания. Если речь касается России, то и перевод должен быть осуществлен на российской территории. После осуществления перевода, его необходимо еще заверить у нотариуса. Если же все сделать в той стране, откуда родом человек, то это не будет иметь никакой силы в России. Так что делать ненужное не надо. Достаточно приехать с легализованным документом и выполнить все последующие и требуемые процедуры в полном соответствии с законодательством. На нашем сайте для вас всегда доступна консультация юриста бесплатно по любым вопросам.
Консульская легализация
Если апостиль не действительный, государство не приняло подписанную Гаагскую конвенцию, то тогда придется применять такой вид узаконивания, как консульская легализация документов. Данный процесс является более сложным, да и занимает гораздо больше времени. Все тут заключается в том, что после того, как прошла легализации в стране, откуда приезжает человек, потребуется обратиться в Посольства государства на территории России, а именно в консульский отдел. Именно они и помогут завершить начатую процедуру.
В любой стране есть определенный перечень тех полномочных органов, где следует пройти легализацию. Но не везде он останавливается на посещении одной службы.
Каждый документ удостоверяется в уполномоченном органе посредством проставления подписей и печатей, требуемых с другой стороны. В последующем потребуется перевести документ на русский язык, если дело касается России. Завершающий шаг и этап в легализации таким способом – обращение в Консульский отдел, где сам Консул страны ставит свои подписи, а также печать.
Есть и еще один вариант консульской легализации, относящийся к иностранным документам. Он применим для тех бумаг, которые выдавались в Посольстве страны, расположенном в российской столице. Здесь даже предусмотрена и своя процедура, без которой нельзя обойтись:
- В посольстве государства выдается документ, заверенный в обязательном порядке самим Консулом в виде подписи.
- В дальнейшем эта бумага предоставляется в конкретный Департамент Министерства иностранных дел, который располагается на территории Москвы.
- Представители данной структуры проверяют подлинность подписи Консула, и, если вопросов никаких не возникнет, самостоятельно осуществляет удостоверение документа, делая об этом отметку.
Другие виды
Описанные выше виды легализации являются самыми основными и оптимальными. Но не всегда только они могут быть использованы в таком сложном процессе. Существует также узаконивание всех видов бумаг за счет обоюдного признания легальности документов. Для этого принимаются соответствующие международные договора, заключенные между двумя странами. В таком случае не надо никакой другой процедуры и действий с документами. Если договор будет заключен с этого момента все документы и будут считаться легализованными в другой стране.
Россия в настоящее время заключила такие соглашения с 37 странами по всему миру. В основном тут входят страны бывшего Советского Союза, а также европейские государства. Но с течением времени некоторые страны, например, Словакия, все же требуют использования более современным способом, как проставление апостиля.
Есть еще один вариант легализации – через Торгово-промышленную палату. Но это используется в том случае, когда нет возможности легализовать другими способами. К числу документов относятся коммерческие бумаги. В качестве законодательной базу используется соответствующий закон страны. В число обязательных действий все это не входит, но применяется при требовании со стороны иностранного контрагента.
Главные отличия
Стоит остановиться на тех различиях, которые существуют между апостилированием и консульской легализацией. Когда используются апостили, они могут быть в том случае, если государства входят в число принявших конвенцию 1961 года, подписанную в Гааге.
Что касается конкретного органа для обращения, то тут уже стоит исходить из того, какой именно документ следует легализовать. На территории России это может быть Министерство обороны, отдела ЗАГС, Министерство юстиции и многие другие.
Если коснуться консульской легализации, то процесс занимает большее количество времени, да и органов для обращения становится гораздо больше. При этом не должно быть заключено двусторонних договоров между странами, а также они не должны входить в число принявших Гаагскую конвенцию. Обращаемые бумаги не должны считаться деловыми.
Отсутствие легализации
Россия заключила со многими странами большое число соглашений и договоров, на основании которых оказывается правовая помощь. Именно эти документы и служат основанием для отмены процесса легализации, как такового. Ни о какой частичной отмене речи не идет. Легализация уходит вообще в сторону, так как не требуется каких-либо апостилей, штампов. Документы иностранного государства имеют одинаковую силу и на территории России.
Но соглашения постоянно меняются, подписываются новые. Это говорит о том, что и список стран варьируется ото дня в день. Чтобы более точно получить информацию об этом, стоит обратиться в МИД России. А также на нашем портале вы можете получить бесплатную юридическую консультацию по телефону и онлайн.
Сохранить
Сохранить
ПОМОГЛА ЛИ ВАМ БЕСПЛАТНАЯ КОНСУЛЬТАЦИЯ ЮРИСТА?
Что такое легализация документа?
Содействие загранучреждений в проставлении апостиля на документы, выданные компетентными органами Беларуси
Легализация – это процедура подтверждения того, что документ, исходящий от властей государства или составленный при участии этих властей, соответствует законодательству этого государства. Легализация выражается в удостоверении подлинности подписи должностного лица, подписавшего документ, и печати уполномоченного государственного органа. Документ, имеющий юридическую силу на территории одного государства, но не прошедший процедуру легализации, не будет иметь юридической силы на территории любого другого государства.
Различают: Консульскую легализацию и апостиль.
Консульская легализация заключается в подтверждении соответствия документов законодательству государства их происхождения и представляет собой засвидетельствование подлинности подписи должностного лица, его статуса, печати уполномоченного государственного органа на документах и актах с целью использования их в другом государстве.
Иностранные документы, предназначенные для использования на территории Беларуси, должны быть легализованы на территории того государства, где эти документы выданы. В этом случае документ сначала заверяется в компетентном органе государства, на территории которого выдан документ, а затем легализуется в дипломатическом учреждении Беларуси в данном государстве.
Апостиль — это один из способов легализации документов. Документ со штампом «Апостиль» действителен во всех странах, присоединившихся к Гаагской конвенции от 5 октября 1961 года (Конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов). Беларусь, Франция, Португалия и Монако в числе других стран являются участниками этой конвенции.
Апостиль — это специальный штамп, удостоверяющий подлинность подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и в надлежащем случае подлинность печати или штампа, которыми скреплен данный документ. Апостиль, проставленный на документах, не требует дальнейшего заверения или легализации и признается официальными органами всех стран-участниц Гаагской Конвенции.
Апостиль проставляется на территории того государства, компетентными оргнами которого выдан апостилируемый документ. Документы, выданные во Франции, апостилируются в Аппляционных судах.
Апостиль проставляется на самом документе или на отдельном листе, скрепляемом с документом. Апостиль должен соответствовать образцу, приложенному к Конвенции. Он может быть составлен на официальном языке страны выдающего его органа. Пункты в апостиле могут быть изложены на двух языках. Заголовок апостиля должен быть на французском языке “Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)”.
Апостиль не проставляется на документах, относящихся к таможенным и коммерческим операциям, а также на документах, совершенных дипломатическими или консульскими учреждениями.
Право проставления апостиля в Республике Беларусь имеют:
- Министерство юстиции — на документах, исходящих из судов, государственного учреждения «Центр судебных экспертиз и криминалистики Министерства юстиции Республики Беларусь», Республиканского трудового арбитража, главных управлений юстиции областных, Минского городского исполнительных комитетов, ведомственных нотариальных архивов, а также от нотариусов;
- Министерство образования — на документах, исходящих из учреждений образования;
- Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции — на документах, исходящих из государственных архивов Республики Беларусь;
- Министерство иностранных дел — на всех иных видах документов, а также указанных выше документах, поступивших из дипломатических представительств и консульских учреждений Республики Беларусь либо истребованных ими.
Ставка консульского сбора за проставление консульской легализации или апостиля
