Копия заверенная нотариусом
КОПИИ ДОКУМЕНТОВ
Заверение копий документов - нотариальное действие, направленное на свидетельствование идентичности содержания подлинника документа и его копии, предъявленных нотариусу. Свидетельствуя верность копии, нотариус не удостоверяет фактов, изложенных в документе, а только подтверждает соответствие текста и реквизитов копии документа тексту и реквизитам оригинала. Свидетельствование верности копий документов и выписок из них осуществляется нотариусами в соответствии с положениями ФЗ «Основы законодательства РФ о нотариате» (ст. 77-79).
Заверение копий документов имеет большое значение в защите интересов и реализации прав физических и юридических лиц. Гражданину может потребоваться заверить копию документа для поступления на работу, в учебное заведение, для оформления наследства, для получения пособий, пенсий и выплат, и для совершения различных сделок с имуществом. Свидетельствование верности копий документов нотариусом не менее важно и для организации деятельности юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. Заверенные нотариусом копии требуются для регистрации юридических лиц, получения разрешений и лицензий, открытия банковских счетов, получения и выдачи денежных средств.
Заверение копий документов нотариусом осуществляется только при предъявлении подлинников документов, содержание и оформление которых не противоречит законодательным актам РФ. Заверить копию документа может любой гражданин, не обязательно являющийся владельцем представляемых документов. В соответствии с правилами совершения нотариальных действий нотариус проверяет личность гражданина, обратившегося за заверением копий документов. Установление факта полной дееспособности лица при свидетельствовании верности копий документов не требуется.
Перед тем, как заверить копию документа, нотариус должен удостовериться, что содержание оригинала документа соответствует требованиям действующего законодательства РФ и что свидетельствование верности копии или выписки из данного вида документов разрешено законом. Для свидетельствования верности копии нотариус должен владеть языком, на котором составлен документ, или иметь перевод документа, оформленный надлежащим образом.
Законом запрещается нотариальное заверение копий:- документов, на которых есть указание на то, что документ не подлежит копированию;- документов, имеющих гриф секретности;- медицинских документов, содержащих информацию о психических и иных заболеваниях (в соответствии с приказом Минздрава);- договоров в простой письменной форме, на которых подлинность подписей участников не удостоверена нотариально;- дипломов об образовании, на которых не проставлен регистрационный номер, нет подписей должностных лиц, либо содержится только одна подпись;- выписок из зачетной ведомости без представления диплома;
- документов, составленных за пределами РФ и не легализованных в соответствии с требованиями международных договоров.
К содержанию и оформлению документа, верность копии которого необходимо засвидетельствовать у нотариуса, также предъявляются определенные требования. Не свидетельствуются нотариусом копии документов, в которых:- есть зачеркнутые слова, дописки, подчистки, не оговоренные исправления;- отдельные фрагменты или весь текст выполнены карандашом;- нарушена целостность;- содержатся нечитаемые фрагменты текста, нечетко исполненные печати и подписи должностных лиц, либо иные повреждения, не позволяющие однозначно толковать содержание документа или дающие основания сомневаться в подлинности документа;- подпись должностных лиц выполнена с использованием технических средств (факсимильный штамп, светокопирование);
- заламинирована поверхность, что не позволяет точно определить подлинность документа.
Для заверения нотариусом копии документа, объем которого больше одного листа, необходимо чтобы листы документа были прошиты, пронумерованы и скреплены печатью и подписью должностного лица.
Свидетельствование верности копии с копии документа осуществляется нотариусом при условии, что копия документа заверена в нотариальном порядке, либо выдана юридическим лицом, которому принадлежит и оригинал документа.
КУПЛЯ-ПРОДАЖА ДОЛИ В УСТАВНОМ КАПИТАЛЕ ООО
ЗАДАТЬ ВОПРОС НОТАРИУСУ
НОТАРИУС В ОФИСНОТАРИУС НА ДОМ
7.1 Свидетельствование нотариусом верности копий документов
Статья 77 Основ законодательства о нотариате определяет совершение такого нотариального действия, как свидетельствование верности копий документов и выписок из них. Нотариус свидетельствует верность копий документов и выписок из них, выданных юридическими лицами, а также гражданами.
Нотариально засвидетельствованные копии документов и выписки из документов могут напрямую требоваться законодательными актами. Так, например, необходимость нотариально заверенных копий учредительных документов и свидетельств о регистрации предусматривают федеральные законы «О финансово-промышленных группах», «О свободе совести и религиозных объединениях»; предоставление подлинников или соответствующим образом заверенных копий (а в ряде случаев иное соответствующее заверение, помимо нотариального, невозможно) требует Арбитражный процессуальный кодекс РФ.
Кроме того, может сложиться ситуация, когда подлинный документ, передаваемый в организацию или учреждение, одновременно потребуется предоставить в иные организации или учреждения, или подлинник будет нужен самому владельцу документа в будущем для иных целей, или владелец документа желает обезопасить себя от возможности потери его при пересылке или хранении. В связи с этим, как правило, в государственные и иные органы, организации и учреждения вместо подлинных документов представляются нотариально засвидетельствованные копии и выписки из документов.
Наиболее часто обращаются за совершением нотариального свидетельствования верности копий следующих документов:
· различных договоров, доверенностей, заявлений граждан, где подпись их нотариально удостоверена;
· аттестатов выпускников общеобразовательных учреждений, дипломов о среднем профессиональном образовании и дипломов о высшем профессиональном образовании;
· зачетных книжек (только с первой страницы, если остальные не скреплены печатью);
· справок об окончании аспирантуры, удостоверений о сдаче кандидатских экзаменов, дипломов и аттестатов об ученой степени и научном звании, похвальных грамот, дипломов (удостоверений) о присвоении званий, награждении нагрудным знаком;
· трудовых книжек, справок с места работы, справок о стаже работы, трудовых контрактов, расчетных книжек, послужных списков, командировочных удостоверений, приказов о приеме, увольнении с работы, о нахождении в отпуске, характеристик с места работы;
· медицинских документов (справок, выписок из истории болезни, справок медико-социальных экспертных комиссий (МСЭК) об установлении группы инвалидности);
· свидетельств органов записи актов гражданского состояния (ЗАГС): о рождении, усыновлении, перемене фамилии, имени, отчества, браке, расторжении брака, смерти;
· судебных документов (решений, определений, приговоров, постановлений), документов, выданных органами прокуратуры и следствия;
· военно-учетных документов об отношении лица к военной службе.
Правом свидетельствования верности копий и выписок из документов обладают все нотариусы, как работающие в государственных нотариальных конторах, так и занимающиеся частной практикой, а также должностные лица органов исполнительной власти и консульских учреждений Российской Федерации.
Обратиться к нотариусу за совершением нотариального действия по свидетельствованию верности копии документа, выписки из него может физическое или юридическое лицо, как владелец документа, так и но его поручению (без доверенности или иным образом оформленных полномочий) другое лицо.
Свидетельствование копии документов и выписок из них производится нотариусом при одновременном наличии следующих условий:
· во-первых, документы, верность копий или выписки из которых свидетельствуются, не должны противоречить законодательным актам Российской Федерации;
· во-вторых, эти документы должны иметь юридическое значение.
Документ противоречит законодательным актам Российской Федерации, в том случае, если его содержание противоправно, например, документ представляет собой текст мнимой или притворной сделки, договора купли-продажи не подлежащего гражданскому обороту имущества, или документ содержит сведения, порочащие честь и достоинство гражданина, деловую репутацию организации, а также информацию, относящуюся к банковской, медицинской, коммерческой тайне.
Нотариально свидетельствовать копию или выписку возможно только с документа, который имеет юридическое значение. Имеющим юридическое значение признается документ, затрагивающий права, обязанности или законные интересы граждан и юридических лиц. Причем неважно, существовали ли права, которые затрагиваются документом, в прошлом или будут существовать в будущем.
Юридическое значение документа не зависит от того, затрагиваются ли им существующие на данный момент правоотношения или те или иные права и обязанности существовали в прошлом и на момент нотариального свидетельствования копии документа или выписки из него правоотношения уже прекратили свое существование. В связи с чем нельзя считать обоснованным отказ нотариуса засвидетельствовать копии документов, чьи сроки действия истекли, по причине утраты ими правового значения (например, с договора, доверенности, утративших силу), поскольку документ, выданный в свое время, существует объективно и может потребоваться гражданину для подтверждения каких-либо имевшихся у него прав в какой-то период времени.
Документ имеет юридическое значение и в том случае, если он сможет в будущем затронуть субъективные права и обязанности.
Согласно ст. 77 Основ законодательства РФ о нотариате нотариус вправе свидетельствовать верность копий документов и выписок из них при условии, что эти документы не противоречат законодательным актам Российской Федерации. Возникает вопрос, допускается ли снятие копий с документов, имеющих факсимильную подпись?
В соответствии с мнением Федеральной нотариальной палаты использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифрового либо иного аналога собственноручной подписи предусмотрено п. 2 ст. 160 Гражданского кодекса РФ лишь при совершении сделок. Однако ГК установил, что факсимильная подпись допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. В этой связи Федеральная нотариальная палата полагает, что при отсутствии в документе соглашения сторон о том, что при совершении сделки возможно использование факсимильной подписи, нотариус свидетельствовать верность копий такого документа не вправе.
Копии не со всех документов, даже имеющих юридическое значение, могут быть нотариально засвидетельствованы. Так, в соответствии с указом Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 г. № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» и актами государств СНГ о нотариате нотариус не вправе свидетельствовать верность копий паспорта гражданина, а также заменяющих его документов:
· копий удостоверений личности военнослужащего, справок об освобождении из мест лишения свободы и иных удостоверений, выданных вместо паспорта);
· партийного, профсоюзного, комсомольского, военного билетов, депутатских удостоверений, служебных удостоверений (пропусков, студенческих билетов), других документов, снятие копий с которых запрещается.
Действующее российское законодательство не содержит требований о представлении гражданами нотариально или иным образом заверенных копий общегражданских паспортов. В настоящее время это прямо запрещено указом Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 г., (ранее аналогичное запрещение закреплялось Инструкцией о порядке совершения нотариальных действий государственными нотариальными конторами от 6 января 1987 г.).
Свидетельствование нотариусом верности копии паспорта иностранного гражданина возможно. По мнению Федеральной нотариальной палаты, эта возможность вытекает из смысла ст. 77 Основ, не содержащей каких-либо ограничений по свидетельствованию верности копий документов определенных видов. Что же касается процедуры свидетельствования верности копии с указанного документа, то
оно должно производиться при одновременном свидетельствовании верности копии документа и подлинности подписи переводчика. При этом подшивать к паспорту нотариально удостоверенный перевод его содержания недопустимо.
Нотариальная практика зарубежных органов нотариата допускает снятие копий с любых документов, в том числе с паспортов, как национальных, так и иностранных.
В настоящее время назрела необходимость разработки единого порядка нотариального свидетельствования копий, в том числе ксерокопий, документов в Российской Федерации, либо установить полный его запрет в отношении всяких документов, имеющих фотографию и печать.
Установленный указом Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 г. запрет на нотариальное свидетельствование копий паспортов является, скорее, не правилом, а исключением из общей практики нотариального удостоверения копий документов. Копии (ксерокопии) разрешено снимать, например, с удостоверений инвалидов (участников) войны, удостоверений лиц, подвергшихся радиационному воздействию Чернобыльской АЭС, пенсионных удостоверений, опекунских, удостоверений, личных книжек одиноких матерей, водительских удостоверений, свидетельств на право занятия индивидуальной предпринимательской деятельностью и иных документов.
Исследователи отмечают, что на копиях с любых документов не воспроизводятся подпись должностного лица и печать соответствующего учреждения. Напротив, сегодня в условиях достаточной технической оснащенности и наличия вспомогательных средств по изображенным на ксерокопиях фотографиям можно наглядно представить и сравнить тождество (сходство) с лицом, их предъявившим.
Нотариальное свидетельствование верности копии документа, выданного государственными органами иностранных государств, возможно только при наличии на документе отметки о легализации. Легализация документа означает подтверждение консулом или консульским управлением Министерства иностранных дел РФ соответствия документа законам страны, властями которой он выдан, и отсутствие сомнений в подлинности подписей должностных лиц на документе. В случаях, прямо предусмотренных российским законодательством, международными договорами с участием Российской Федерации, документ может быть принят и без легализации. Определенные документы, исходящие от властей ряда государств, могут быть удостоверены иным способом – посредством апостиля, отменяющего требование легализации.
Удостоверительная надпись о свидетельствовании верности копии документа производится по форме № 51: «Я (фамилия, имя, отчество), нотариус (наименование государственной нотариальной конторы, или нотариального округа), свидетельствую верность этой копии с подлинником документа. В последнем подчисток, приписок, зачеркнутых слов и иных недоговоренных исправлений или каких-либо особенностей нет». Далее указывается регистрационный номер в реестре, госпошлина (тариф), печать и подпись (с расшифровкой) нотариуса.
Форма удостоверительной надписи не учитывает, каким способом произведено изготовление самой копии свидетельствуемого документа: ксерокопированием, фотокопированием, переписыванием от руки.
Изготовление копий документов путем ксерокопирования предпочтительнее, поскольку подпись должностного лица или гражданина на документе при изготовлении копии не способом ксерокопирования заменяется штампом «подпись» и это исключает возможность в дальнейшем при необходимости сличить подписи на подлиннике документа и на копии с него. Ксерокопия же полностью воспроизводит подписи.
Для нотариального свидетельствования верности копии с документа в нем не должно быть подчисток, приписок, зачеркнутых слов и иных неоговоренных исправлений. В том случае если документ имеет неясный текст ввиду наличия каких-либо недочетов, не позволяющих прочесть все в нем написанное в первоначальном начертании, залит чернилами, краской, исполнен карандашом, изложен на нескольких листах, не пронумерованных и не скрепленных (не прошитых) надлежащим образом, нотариус обязан отказать в совершении нотариального действия по свидетельствования копии с этого документа, так же как и в случаях невозможности прочитать текст печати при нечетком, смазанном или стертом оттиске.
При нотариальном удостоверении копии документа нотариус сначала выясняет, нет ли в законе запрещения свидетельствовать копию с данного документа, затем проверяет соответствие документа требованиям законодательных актов, надлежащее оформление документа. Нотариус должен удостовериться в том, что на документе отчетливо видны штамп и печать организации, дата выдачи документа, подписи лиц, что нет никаких неоговоренных исправлений, а также подчисток, что документ выдан правомочным на то учреждением.
Установив полное соответствие копии документа с подлинником, нотариус свидетельствует верность копии. Нотариально засвидетельствованная копия документа, если она изготовлена не методом ксерокопирования, должна воспроизводить точный
текст подлинного документа, указание подписей должностных лиц, где вместо подписи должностного лица, подписавшего документ, делается отметка «подпись», вместо печати – «печать» с текстом расшифрованной печати. Затем следует удостоверительная надпись нотариуса о свидетельствовании верности копии (форма № 51), в которой отмечается отсутствие или наличие оговоренных исправлений в подлиннике документа и других особенностей, фиксируется регистрация в реестре с указанием номера, сумма взысканной госпошлины (тарифа), производится подпись нотариуса с приложением оттиска его печати.
Копия документа, состоящая из нескольких листов, прошнуровывается, пронумеровывается, количество листов заверяется подписью нотариуса с приложением печати. Если на копии остаются не до конца заполненные строки и другие свободные места, то они прочеркивается, также прочеркиваются обратная сторона листа.
Статья 78 Основ законодательства РФ о нотариате особо оговаривает условия нотариального свидетельствования верности копии документа, выданного гражданином. Данное нотариальное действие производится при соблюдении, во-первых, тех же требований к документу, копия с которого свидетельствуется, которые установлены ст. 77 Основ законодательства РФ о нотариате – документ, копия с которого свидетельствуется, должен иметь юридическое значение и содержание документа должно соответствовать закону; а во-вторых, ст. 78 Основ законодательства РФ о нотариате вводит новое требование: подлинность подписи гражданина на документе должна быть засвидетельствована соответствующими органами и должностными лицами.
Требование о надлежащем удостоверении подлинности подписи гражданина на документе совершенно оправданно. Гражданами могут выдаваться любые составленные ими документы-поручения, доверенности, заявления, как имеющие, так и не имеющие правового значения. Удостоверение подписи гражданина на документе нотариусом или соответствующим должностным лицом необходимо не только для того, чтобы данный документ имел юридическое значение, но и для того, чтобы подтвердить действительное волеизъявление лица на выдачу данного документа. Форма и наименование конкретного документа, выданного гражданином, при свидетельствовании копии с него не имеет значения, так как законодательство не содержит требований относительно специальной формы таких документов.
Засвидетельствовать подлинность подписи гражданина на документе может не любое должностное лицо:
· во-первых, подлинность подписи гражданина на документе в соответствии с законом свидетельствуется нотариусом, должностным лицом органа исполнительной власти или консульского учреждения Российской Федерации (ст. 37, 38 Основ);
· во-вторых, свидетельствование верности копии с документа возможно тогда, когда подлинность подписи гражданина на документе засвидетельствована должностным лицом предприятия, учреждения, организации по месту работы, учебы или жительства гражданина (ст. 78 Основ).
При свидетельствовании верности копии с документа, выданного гражданином, нотариус должен удостовериться в том, что подлинность подписи гражданина на документе засвидетельствована не только в соответствующем учреждении, но и определенным полномочным должностным лицом с приложением печати учреждения.
Свидетельствование подлинности подписи гражданина на документе производится только прямо предусмотренными законодательством учреждениями и организациями. Никакие иные учреждения и организации не вправе свидетельствовать подлинность подписи на документах, выданных гражданами. Так, органы социальной защиты, опеки и попечительства, военкоматы и иные подобные организации могут свидетельствовать подлинность подписи гражданина на документе только тогда, когда гражданин является их работником.
Должностными лицами, наиболее часто свидетельствующими подлинность подписи граждан на документах, являются, например, начальник или старший инспектор отдела кадров, заведующий канцелярией или архивом, в коммунальных и жилищно-эксплуатационных организациях – начальник, в стационарном лечебном учреждении – главный врач.
Подлинник, копия, дубликат
В делопроизводстве наряду с термином «копия» используется термин «заверенная копия». ГОСТ Р 51141-98 определяет его следующим образом: «заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу». Заверенная копия документа является аналогом подлинника документа.
Порядок заверения копий в делопроизводстве установлен ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Стандарт устанавливает следующее: «При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации».
Выдача копий и их заверение
Общий порядок выдачи копий документов и их заверения установлен Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (с изменениями от 08.12.2003). В частности, указом установлено, что государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Копии документов выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций.
Предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, если копии этих документов затруднительно или невозможно получить непосредственно в тех организациях, учреждениях и на предприятиях, где они были изданы.
В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.
Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-X также установлено, что предприятия, учреждения и организации высылают копии имеющихся у них документов по запросам других предприятий, учреждений и организаций, если копии таких документов необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Предприятия, учреждения и организации обязаны свидетельствовать верность копий документов, необходимых для представления гражданами в эти учреждения, организации, на предприятия, если законодательством не предусмотрено представление копий таких документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке.
На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинник документа находится на данном предприятии, в учреждении или организации. Таким образом, установленная ГОСТ Р 6.30-2003 «Отметка о заверении копии» должна дополняться записью: «Подлинник документа находится в деле (наименование организации) № … за … г.».
Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. Возникает вопрос о том, кто может быть уполномочен заверять копии документов. Как правило, это работник кадровой службы организации и/или службы делопроизводства. Должностные обязанности этих работников, в том числе заверение копий, как правило, закрепляются в утверждаемой руководителем должностной инструкции или трудовом договоре при приеме на работу. Если обязанности по заверению копий документов не отражены в названных документах или обязанность по заверению копий возлагается на другого сотрудника (секретаря, работника бухгалтерии или др.), должен быть издан приказ руководителя организации следующего содержания: «Возложить на (должность, фамилия, имя, отчество) обязанности по заверению копий документов».
Копии документов могут изготавливаться рукописным или машинописным способом, с помощью средств копировально-множительной или компьютерной техники, например с помощью сканера. Запрещено изготавливать копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.
Аналогично копиям заверяются и выписки из документов, касающихся прав и законных интересов граждан.
Указом также установлено, что для получения копии документа граждане направляют в организацию заявление. Эти заявления рассматриваются и исполняются предприятиями, учреждениями и организациями в соответствии с правилами, установленными для рассмотрения обращений граждан.
Нотариальное заверение копий документов
В определенных случаях законом установлено нотариальное заверение копий некоторых документов (устава, лицензии и др.) при представлении их в другие организации. Порядок нотариального заверения копий документов установлен Основами законодательства РФ о нотариате от 11.02.1993 № 4462-1 (в редакции Федеральных законов от 08.12.2003 № 169-ФЗ, от 29.06.2004 № 58-ФЗ, от 22.08.2004 № 122-ФЗ, от 02.11.2004 № 127-ФЗ, с изменениями, внесенными Федеральными законами от 30.12.2001 № 194-ФЗ, от 24.12.2002 № 176-ФЗ, от 23.12.2003 № 186-ФЗ).
Законодательство лишь в ряде случаев требует представления нотариально удостоверенной копии документа, однако на практике многие ведомства требуют представления именно нотариально заверенной копии и в случаях, не предусмотренных законом. Основами законодательства о нотариате предусмотрено, что нотариус не вправе отказать гражданину в нотариальном заверении необходимой ему копии документа.
Свидетельствование верности копии с документа производится нотариусом при предъявлении подлинника документа. Верность копии с копии документа может быть заверена нотариусом в случаях:
- если верность копии ранее была засвидетельствована в нотариальном порядке;
- если копия документа выдана учреждением, предприятием, организацией и оформлена в порядке, установленном Указом Президиума Верховного Совета РСФСР от 04.08.1983 № 492.
В последнем случае копия документа должна изготавливаться на бланке юридического лица, скрепляться печатью и иметь отметку о том, что подлинный документ находится у юридического лица.
Нотариально засвидетельствованная копия с копии должна содержать полный текст документа с указанием подписей должностных лиц, текст расшифрованной печати учреждения. Далее следует текст удостоверительной надписи о свидетельствовании верности копии документа, подпись нотариуса, в строку указывается полное наименование нотариальной конторы. Копия с копии свидетельствуется путем проставления на ней удостоверительной надписи нотариуса специальной формы.
При заверении копии документа нотариус проверяет законность представленного документа, тщательно сверяет копию с подлинником. Прежде чем заверить копию, нотариус должен исследовать документ, с которого была снята копия, чтобы определить, правомочным ли учреждением выдан документ. Если подлинник документа вызывает сомнение, нотариус может направить этот документ на экспертизу, о чем выносит постановление. В постановлении указываются: дата вынесения постановления, фамилия, инициалы нотариуса, на чье имя выдан документ (фамилия, имя, отчество, место жительства), кем он представлен, обстоятельства, вызвавшие необходимость его направления на экспертизу, куда (какому экспертному учреждению) направляются вопросы, по которым требуется заключение эксперта.
Копия должна точно воспроизводить текст подлинного документа. На удостоверяемой нотариально копии вместо росписи должностного лица, подписавшего документ, указывается слово «подпись», вместо печати – слово «печать». В удостоверительной надписи о свидетельствовании верности копии нотариус делает отметку об отсутствии оговоренных исправлений в подлиннике документа и других особенностей. Незаполненные до конца строки и другие свободные места на копии, а также на оборотной стороне удостоверительной надписи прочеркиваются.
Копия документа, состоящая из нескольких листов, прошнуровывается, пронумеровывается, количество листов заверяется подписью нотариуса и приложением печати нотариуса.
Нотариус свидетельствует верность копии с любого документа, независимо от его наименования, кроме документов, имеющих подчистки и приписки, зачеркнутые слова и другие неоговоренные исправления; а также документов, написанных карандашом, имеющих неясный текст, изложенных на нескольких не пронумерованных и не скрепленных надлежащим образом листах; со смазанным или стертым оттиском печати, когда прочитать ее текст не представляется возможным.
Нотариус может свидетельствовать также и выписки из документов, если в них содержится решение нескольких отдельных, не связанных между собой вопросов. В этом случае должен воспроизводиться полный текст части документа по определенному вопросу. Так, выписка из протокола заседания учредителей акционерного общества, на котором решались разнородные вопросы, должна содержать все реквизиты этого общества, затем излагать содержание той части протокола, которая необходима заинтересованному лицу. Если протокол составлен на нескольких страницах, они должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью и подписями лиц, составивших (подписавших) протокол.
Нотариально может быть заверен и документ, выданный лицом (гражданином), например заявление, поручение, доверенность и др. Чтобы такой документ имел юридическую силу, подпись гражданина должна быть засвидетельствована нотариусом или должностным лицом предприятия, организации, учреждения по месту работы, учебы или жительства гражданина.
При свидетельствовании верности копии документа, выданного гражданином, применяются рассмотренные выше правила.
Дубликат
Кроме понятий «подлинник», «копия», «заверенная копия» в делопроизводстве используется также понятие «дубликат документа». Дубликат – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. Дубликаты документов выдаются взамен утерянных подлинников или подлинников, пришедших в негодность. Дубликаты документов выдаются по письменным заявлениям юридических или физических лиц. Порядок выдачи дубликатов отдельных видов документов устанавливается нормативными актами. Например, порядок выдачи дубликатов трудовых книжек определен постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». Дубликаты, как правило, оформляются на бланках установленной формы, используемых и для оформления подлинника документа. В отличие от дубликата копия документа может оформляться на обычной бумаге и не передавать некоторых особенностей внешнего оформления подлинника документа.
Для того чтобы можно было отличать дубликаты от подлинников (в случаях, когда дубликат выдается взамен испорченного или пришедшего в негодность подлинника) на дубликате в верхнем правом углу от руки или с помощью штампа указывается «Дубликат», а на испорченном или пришедшем в негодность подлиннике делается запись: «Взамен выдан дубликат серия __________».
Заверение копий документов
Свидетельство верности копии документа — одно из самых распространённых нотариальных действий. Копии, заверенные нотариусом необходимы всегда: например, заверенная копия паспорта — в банке при получении кредита, а заверенная копия трудовой книжки — при решении вопроса о выдаче загранпаспорта. Заверить копию приказа о расторжении трудового договора необходимо при обращении в суд для разрешения трудового спора и для постановки на учёт в службу занятости.
В каком порядке производится заверение копий документов? Как следует из Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, заверенная копия документа выдаётся заявителю не сразу. Независимо от того, необходимо ли заверить копию трудовой книжки или правильно заверить копии документов об образовании, нотариус обязан, проверив паспорт, установить личность гражданина. Если паспорт отсутствует — таким подтверждением может выступать иной документ, удостоверяющий личность. На основании доверенности заверить копию документа закон допускает только в том случае, если доверенность содержит такие полномочия. Помимо этого, указанная доверенность должна быть составлена по всем правилам, установленным Основами законодательства о нотариате.
Как следует из статьи 79 Основ законодательства о нотариате, закон позволяет нотариусу выполнять свидетельствование верности копии с копии документа, — но только при условии, если верность копии была засвидетельствована в нотариальном порядке или копия документа выдана юридическим лицом, от которого непосредственно исходит подлинный документ. В последнем случае копия документа должна быть изготовлена на бланке такого юридического лица, скреплена печатью и иметь отметку о том, что подлинный документ находится у юридического лица.
Согласно статье 77 указанных Основ, нотариус вправе засвидетельствовать и выписку из документа — но только тогда, когда в документе, из которого делается выписка, содержатся решения нескольких отдельных, не связанных между собой вопросов.
Статья 45 устанавливает перечень требований к документам, представляемым для совершения таких нотариальных действий. Например, нотариус заверит копию паспорта только в том случае, если скопированные листы будут прошиты и пронумерованы. По доверенности заверить копию документов можно только в том случае, если все требования закона будут соблюдены так же, как если бы они соблюдались в отношении доверителя. Срок действия нотариально заверенной копии законом не ограничен.
Нотариус не имеет право заверять копии документов либо выписки из них в следующих случаях:
- в тексте документа присутствуют неоговоренные исправления,приписки, подчистки, зачёркнутые слова и иные неоговоренные исправления или какие-либо особенности;
- документ либо его часть написаны карандашом;
- документ имеет нечитаемые фрагменты текста, печати, реквизиты, либо подписи заверивших его лиц или другие особенности, которые могут привести к неверному пониманию его содержания и вызывают сомнения в его подлинности;
- целостность документа нарушена;
- документ, состоящий более чем из одного листа, не пронумерован, не прошит и не скреплен печатью и подписью уполномоченного должностного лица;
- документ, составленный за рубежом и не прошедший легализацию в установленном законодательством порядке либо не соответствующий каким-либо требованиям международных договоров;
- подпись на документе выполнена при помощи факсимильного штампа, светокопирования либо иного технического способа;
- документ, поверхность которого заламинирована или скрыта иным техническим способом, в результате чего нет возможности сделать однозначных выводов о его подлинности.
