Как сделать маршрутный лист

Образец маршрутного листа

Скачать бесплатно образец маршрутного листа бланк

скачать

Утвержденной формы бланка не существует. Поэтому каждая организация самостоятельно разрабатывает собственную форму. Главное, чтобы документ позволял проследить цели поездок и маршруты, а также содержал все реквизиты первичного документа.

За основу можно взять путевой лист по форме № 3, утв. постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Форма, подготовленная предприятием, утверждается в учетной политике организации. В ней же прописываются периодичность подачи документа и порядок его оформления.

Скачать бланк маршрутного листа служебных поездок (заполненный)

скачать

Порядок оформления

Листок составляется работником перед поездкой. После ее завершения его нужно передать в бухгалтерию, к нему прикрепить бумаги, подтверждающие траты. Например, отчет работника о понесенных расходах, проездные документы и т.д. Расходы проверит бухгалтер организации, директор — подпишет, а затем его нужно сдать для погашения или возмещения подотчетной суммы.

Данные о выдаче документа заносятся в журнал.

Правила заполнения

Листок оформляется водителем по итогам разъездов по городу за один день. Заполняется он следующим образом:

вверху документа по центру строки пишется наименование организации. Ниже указываются населенный пункт и дата его оформления;
указывается Ф.И.О. и должность работника, на которого он составляется. Далее вносится информация о марке автомобиля, формулируется цель поездки;
в таблице по порядку вносятся дата поездки, адрес, время прибытия и убытия, название и реквизиты документа, подтверждающего затраты на поездку, а также сумма затраченных средств;
листок должен быть подписан сотрудником, на которого он оформлен, а также бухгалтером предприятия.

После того как листок оформлен и заверен должным образом, он становится документом учета по налогам и бухгалтерии. В случае налоговых проверок на него может быть обращено внимание контролирующих структур.

Для чего нужен маршрутный лист

Многие сотрудники: водители, курьеры, экспедиторы — имеют разъездной характер работы. Трудовой кодекс (а именно ст. 168.1 ТК РФ) обязывает работодателей возмещать трудящимся связанные со служебными поездками расходы. Расходы должны быть подтверждены соответствующими документами. Одним из таких документов выступает маршрутный лист.

С его помощью сотрудники могут подтвердить, например, затраты на оплату бензина или на покупку проездных билетов на общественный транспорт.

В дальнейшем маршрутный лист, вместе с отчетом об использовании выделенных предприятием денег, будет считаться основанием для выплаты сотруднику компенсации согласно его расходам. Также он служит документом бухгалтерского и налогового учета.

В некоторых случаях маршрутные листы помогают руководителям предприятий проанализировать маршруты сотрудников и составить оптимальный путь. Эти действия могут существенно снизить затраты организации на передвижение сотрудников по городу.

Порядок хранения

Оформленные маршрутные листы должны храниться не менее пяти лет, а если они подтверждают работу в тяжелых, вредных или опасных условиях труда — хранить их необходимо 75 лет. Указание на это имеется в п. 842 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Особенности оформления маршрутных листов - Советы юриста - АНГАРД.РФ

Работа логистических и транспортных предприятий связана с применением большого количества автомобилей, которые являются источниками повышенной опасности. Одним из средств упорядочивания их использования служит такой документ как маршрутный лист. Он применяется не только в целях контроля за состоянием водителей и временем их работы, но и служит первичным документом, на основании которого формируются данные бухгалтерского и налогового учета.

Помимо фискального значения, этот документ полезен для анализа маршрутных сетей в целях поиска наиболее оптимальных путей, которые улучшат экономические показатели предприятия. Это касается тех компаний, которые не перешли на использование систем автоматизации.

Требования к форме и содержанию маршрутного листа.

При крупных перевозках применяется сопроводительная документация (накладные), которые содержат всю необходимую информацию о пути груза. По этой причине путевой лист в виде отдельного документа не потребуется.

В правовых базах можно встретить форму № 3, утвержденную Росстатом. Она носит рекомендательный характер и подлежит адаптации с учетом того, какой деятельностью занимается предприятие, специфика работы которого несколько иная, нежели обычная логистика. В частности, даже компании-такси должны предоставлять своим водителям путевые листы. Что же в них должно обязательно содержаться?

Необходимыми элементами при оформлении путевого листа являются:

Номер документа по порядку и дата, когда он был выдан;
Информация о собственнике транспорта;
Информация о водителе, включая реквизиты его водительского удостоверения;
Информация о назначении поездки, маршруте и пробеге.

Оформление маршрутного листа при компенсации расходов на использование личного транспорта сотрудников.

Нередко в компаниях действует положение о компенсациях сотрудникам, которые используют в работе собственный транспорт. Дополнительные выплаты персоналу за то, что он применяет в работе личные автомобили, относятся компаниями на расходы и влияют на расчет налога на прибыль.

В этом случае представители фискальных органов могут осуществить проверку и затребовать представления всей первичной документации. В нее, помимо платежных документов от автозаправок, должны входить путевые листы. В них отражается информация о деловых поездках всех таких сотрудников.

Важным требованием служит соответствие географии перемещений работников их трудовой функции. У налоговиков не будет претензий, если окажется, что юрист ездит в суды, а бухгалтер в банки.

Оформление маршрутного листа необходимо и в случае направления работника в командировку с использованием им своей машины. После возвращения он прикладывается к авансовому отчету.

Форма путевого листа может быть утверждена положением об использовании личного транспорта в работе и положением о командировках.

Перспективы.

Очевидной становится тенденция постепенного вытеснения маршрутного листа из сферы крупных грузоперевозок. В настоящее время он превращается в документ учета, на основании представления которого происходит оформление компенсаций сотрудникам компаний.

С развитием систем мониторинга движения транспорта и совершенствования аналитического программного обеспечения маршрутный лист будет заменен более актуальными аналогами. Ими станут технические отчеты, содержащие показания о пройденном пробеге, путях следования и фактическим расходе топлива. Такие новшества станут быстро внедряться после прохождения процедур сертификации.

Образец заполнения путевого листа

Заполнение путевого листа в «1С:Бухгалтерия 8» — возможности «Учет. Анализ. Управление 8»

Оцените статью, мы очень старались ;) (Пока оценок нет) Загрузка...

Образец маршрутного листа

На многих предприятиях существуют служебные поездки, которые могут быть постоянными и связанными напрямую с работой. В таких случаях обязательно оформляется маршрутный лист, в котором содержится вся информация, касательная разработанного для работника маршрута.

Чаще всего разъездная работа необходима с целью сбыта какого-либо товара, изучения состояния спроса или, наоборот, решения вопроса покупки. Исходя из этого, у маршрутного листа имеются следующие цели:

планирование маршрута, правильное распределение последовательности остановочных пунктов, затрачивая меньше времени и меньший объем топлива;
наглядный отчет о проделанной работе, о том, какой объем удалось выполнить за поставленный срок;
отчет о том, сколько было потрачено ГСМ, какое расстояние проделал автомобиль, в каком количестве и что именно за товар был отпущен.

Для чего нужен

Исходя из целей маршрутного листа, можно сделать вывод о том, что он необходим для того, чтобы правильно планировать служебную поездку и составлять путь. Также, для водителя он является некой шпаргалкой, в которой указано, на какой адрес и что необходимо доставить.

Кроме этого, бухгалтерии и руководству требуется маршрутный лист в качестве отчета того, куда пошли денежные средства, выделенные на горюче-смазочные материалы. А в случаях поломок или аварии, он сможет являться доказательством того, что водитель действительно совершил поездку по определенным адресам.

Если сотрудником, для служебных разъездов, используется свой личный транспорт, то с предъявлением маршрутного листа ему должны возместить расход на обслуживание транспорта.

Порядок заполнения основных разделов

Хоть маршрутный лист и является обязательным документом, единственной унифицированной формы его бланка не существует. Каждая организация сама разрабатывает удобную для себя форму, которую устанавливает в своей учетной политике. Главное, чтобы на ней было присутствие всех необходимых данных.

Обязательными реквизитами являются:

номер и дата документа;
данные о сотруднике;
информация об автомобиле;
данные маршрута.

Маршрутный лист составляется в двух экземплярах, один их которых остается у самого сотрудника, а второй идет в отчетность бухгалтеру. Данный документ не обязателен к заверению печатью.

В заполнении маршрутного листа нет ничего сложного, он состоит из шапки и табличной части, в которых имеются все указания:

Первой строчкой является наименование документа и его порядковый номер.
Далее записывается полные фамилия, имя и отчество водителя.
Заполняется информация об автомобиле.
На основании чего совершается данная поездка.

Документы для скачивания (бесплатно)

После оформления шапки можно приступать к таблице, часть которой заполняется сразу, а вторая половина — во время поездки. Сама таблица состоит из нескольких колонок, в которых должна содержаться следующая информация:

порядковый номер позиции;
дата совершения поездки по данному пункту назначения;
информация о месте прибытия, наименование организации, адрес получателя;
отметка о времени прибытия, ставится по факту приезда;
отметка о времени выбытия из пункта, также ставится по факту уезда;
наименование товара или оказываемой услуги, которая является целью поездки;
сумма в рублях, если речь касается о каком-либо товаре;
документ-основание, подтверждающее приобретение товара или услуги, чаще всего это номер товарного чека;
роспись принимающей стороны, которая подтверждает правдивость всего написанного.

После таблицы, по окончании всех поездок, ставится личная роспись водителя, а также бухгалтера, принявшего его.

Маршрутный лист №4 Водитель: Горяйнов Владимир Викторович Автомобиль: Газель №АТ211Х Основание: Служебная поездка для доставки товара по заявкам.
№ п/п	Дата	Данные о месте прибытия	Время прибытия	Время убытия	Наименование товара	Сумма, в рублях	Основание	Роспись получателя
6	01.02.2017г.	г. Екатеринбург, ул. Ленина, д. 8, кв. 60 +7 952 698 21 54			стиральная машина Бош 5684	12 990	Товарный чек №ИН1235/123
7	01.02.2017г.	ООО «Велес» г. Екатеринбург, ул. Сапожников, д. 12 +7 900 203 18 23			принтер-ксерокс-копир Адвер 32	23 460	Товарный чек №ИН8561/984
8	01.02.2017г.	г. Екатеринбург, ул. Береговая, д. 11, кв. 30 +7 952 630 19 04			холодильник Индезит Т-1300	36 590	Товарный чек №ИН7413/951
Маршрутный лист сдал водитель Горяйнов В.В. Маршрутный лист принял бухгалтер Баранова О.А.

После того как все поездки, намеченные в маршрутном листе, были совершены, один его экземпляр необходимо сдать в бухгалтерию для подтверждения всех действий.

В дополнение к маршрутному листу необходимо приложить следующие документы:

приказ руководителя, на основании которого разрешена служебная поездка, какие ее цели и согласование о возмещении расходов;
подтверждающие затраты, это могут быть чеки с автозаправочных станций;
проездные билеты, если таковые имеются.

После того как бухгалтер произведет расчет расходов, проверит правильность всех предоставленных ему документов и их подлинность, он передает их на ознакомление руководителю.

Как только руководитель подпишет все бланки и даст свое согласие, водитель может пройти в кассу предприятия и получить возмещения или же дождаться его вместе с заработной платой.

Особенности хранения

Хранятся проверенные маршрутные листы у ответственного лица, чаще всего это бухгалтер. Все документы, по порядку, он аккуратно складывает в отдельную папку и убирает на свое место.

Ежеквартально, если работа водителя осуществляется несколько раз в неделю, и бумаг накапливается достаточное количество, их можно сшивать в один большой отчет и убирать в архив организации.

Минимальный срок хранения маршрутных листов составляет 5 лет. В зависимости от некоторых обстоятельств, таких как осуществление работы во вредных или тяжелых условиях, перевоз опасного груза, срок увеличивается до 75 лет в общем.

Как только срок давности документов истекает, организацией составляется специальный акт на уничтожение документов, после чего они специальным образом утилизируются.

Отличие от путевого

Несмотря на схожесть, это два разных документа, они имеют различия:

Путевой лист содержит унифицированную форму, его бланк не поддается изменениям и используется всеми организациями одинаково.
В путевом листе содержится намного больше точной информации: данные водительского удостоверения, регистрационный номер автомобиля, разрешение на движение от механика, количество горючего до выезда из гаража и после заезда, и многое другое.
Маршрутный не является обязательным к сдаче, он может быть затребован при необходимости, в то время как путевой лист строго необходим во время служебных поездок и командировок, кроме того, он является бланком строгой отчетности.
Маршрутный лист обычно оформляется при работе, связанной с развозом товара, курьерской службой, действиями торговых представителей и т.д. Путевой же лист оформляется и при совершении поездки на служебном транспорте, во время командировок и представительских поездок, именно он служит подтверждающим документом для авансового отчета.
Если маршрутный лист имеет минимальный срок хранения, то путевой должен быть сохранен в течение всех 75 лет.

Торговому представителю как никому необходим маршрутный лист, так как в силу своей должности он должен много ездить и посещать большое количество точек. Маршрут должен быть продуман тщательно, исходя из расстояния между точками, удаленности их от офиса или дома, от времени их работы.

В маршрутный лист торгового представителя входят такие данные, как:

фамилия, имя, отчество работника;
город его деятельности;
дата совершения поездок;
цель визита;
наименование торговых точек;
фактический адрес их расположения;
номер телефона клиента, адрес электронной почты;
время входа в торговую точку;
время выхода с торговой точки;
подпись клиента.

Маршрутный лист торгового представителя ФИО: Крестьянская Людмила Викторовна Город: Екатеринбург Дата: 06.09.2017г. Цель: ознакомление продуктовых магазинов Ленинского района с ассортиментом колбасных изделий фирмы Кудесница
№ п/п	Наименование торговой точки	Фактический адрес	Номер телефона, e-mail	Время приезда	Время выезда	Подпись клиента
1	Продуктовый магазин «Верба»	ул. Пирогова, д. 3	8 965 845 32 96
2	Супермаркет «Удача»	ул. Астраханская, д. 17	8 951 632 78 54, udacha@yaya
3	Продуктовый магазин «Хороший»	ул. Маршала Рыбалко, д. 1	8 953 654 78 23 horosho@yaya
4	Гипермаркет «Выбор»	ул. Волгодонская, д. 26	8 987 963 45 63
5	Магазин полуфабрикатов «Надежда»	ул. Комсомольская, д. 34	8 900 321 45 89

У маршрутного листа торгового представителя есть четкие цели:

Исполнять роль гида, указывать куда ехать и в какой последовательности.
Служить отчетом для возмещения расходов на бензин, так как торговые представители чаще всего пользуются своим личным транспортом и ездят не только по своему городу, но и по области.
Выявить работоспособность сотрудника, поощрить его в случае большого объема выполненной работы.

Для водителя

Совершать поездки по служебной надобности могут не только курьеры или торговые представители, получить такое распоряжение могут и водители предприятия для перевозки какого-либо служебного груза. Чаще всего это бывают водители грузовых автомобилей, которые получили распоряжение развести какой либо материал по складам и участкам.

В подобной ситуации, на основании приказа руководителя, выписывается маршрутный лист со всеми необходимыми реквизитами и адресами складов.

Маршрутный лист №2 Водитель: Леонтьев В.Н. Автомобиль: ГАЗ 52 Основание: передача сырья для изготовления продукции на производственные подразделения
№ п/п	Дата	Наименование получателя	Адрес получателя	Время осуществления доставки	Наименование груза	Основание	Подпись ответственного лица
1	12.07.2017г.	Склад №2	г. Воронеж, ул. Садовая, д. 4		Скобы металлические, 4 кг	Накладная М-15 №6 от 12.07.2017г.
2	12.07.2017г.	Склад №2	г. Воронеж, ул. Садовая, д. 4		Уголки металлические, 4 кг	Накладная М-15 №6 от 12.07.2017г.
3	12.07.2017г.	Склад №3	г. Воронеж, ул. Нагорная, д. 2		Фанера, 50 м	Накладная М-15 №7 от 12.07.2017г.

Подкрепляется маршрутный лист накладной на передачу материалов на сторону, на основании которой и разрешено совершать развоз.

При командировках и служебных поездках

Служебные командировки и поездки не являются редкостью, особенно в крупных организациях или тех, кто имеет подразделения или партнеров в других городах. Сотруднику на время поездки выдаются денежные средства, которые должны пойти на проживание, питание и оплату проезда.

По окончании поездки работник обязан отчитаться о том, куда пошли выданные ему в подотчет средства. Или, наоборот, если он оплатил расходы из своего кармана, начальство должно видеть сумму возмещения.

Если цель командировки носит более курьерский характер, и нужно отвести товар в другой город, или служебная поездка имеет конечную цель в этом же населенном пункте и не продлится долго, оформляется маршрутный лист.

Если же командировка имеет более деловое направление и рассчитана на долгий путь, в таком случае лучше оформить путевой лист, который подробнее покажет о всех расходах на топливо. Кроме того, в нем имеется больше дополнительной информации о состоянии автомобиля.

Не стоит думать, что маршрутный лист является не таким важным документом, наоборот, он несет в себе полезную информацию, которая может пригодиться при возникновении каких-либо спорных вопросов. По этой причине нужно внимательно относиться к оформлению и хранению данного документа, ведь речь может пойти о собственных деньгах и личном транспорте.

Подробности оформления для торгового представителя — в данном видео.

Рекомендуем другие статьи по теме