Документы на оформление
10 Правила оформления документов на компьютере
При оформлении документов на компьютере следует выполнять ряд требований, приведенных ниже.
Оформление информации на документе производится с учетом существующих вариантов расположения реквизитов: угловое центрованное, угловое флаговое, продольное.
В соответствии с ГОСТ Р6.30 – 2003, параметры листа документа: левая граница не менее 2см., верхняя и нижняя не менее 2 см, правая не менее 1 см.
Если в документе необходима эмблема, то для неё отводят от 1,5 до 2,0 см.
При оформлении документа на бумаге формата А4 используется шрифт 14, а на формате А5 (размер бумаги в 2 раза меньше) допускается 13, 12 размер шрифта. Рекомендуемый стиль шрифта Times New Roman.
При размещении отдельных реквизитов рекомендуется оставлять между ними расстояние, равное двум – трем межстрочным интервалам.
В сложных реквизитах, таких как “гриф утверждения “, “гриф согласования”, строки располагаются на расстоянии 1,5 межстрочных интервала.
Текст документа на бумаге формата А4 возможно оформлять в полуторном межстрочном интервале. На бумаге формата А5 текст оформляется в одинарном межстрочном интервале. Текст документов печатают по ширине страницы.
Прописными буквами в документе печатают наименование вида документа (ПРИКАЗ, АКТ, ПРОТОКОЛ и др.), а также слова: ПРИКАЗЫВАЮ, ОБЯЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, СОГЛАСОВАНО, УТВЕРЖДАЮ, СЧИТАЮ НЕОБХОДИМЫМ и др. Кроме того, допускается выделять их жирным шрифтом. То есть: ПРИКАЗ, ТРУДОВОЙ ДОГОВОР, УТВЕРЖДАЮ и т.п.
Если заголовок к тексту документа содержит менее 150 печатных знаков, то его оформляют в несколько строк по 28 печатных знаков в каждой. Если заголовок к тексту включает количество печатных знаков больше 150, то предложение продлевается до правой границы листа.
Сложившиеся правила размещения реквизитов на документе сводятся к следующему:
1) от границы левого поля печатают реквизиты:
- заголовок к тексту;
- текст (без абзацев);
- отметка о наличии приложений;
- фамилия исполнителя и номер телефона;
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
- наименование должности в реквизитах «подпись», «гриф согласования»;
- заверительная надпись «верно»;
-в приказах, распоряжениях слова «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ», в протоколах слова «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «РЕШИЛИ»;
2) отступ в пять печатных знаков от границы левого поля означает начало абзаца;
3) отступ в 32 печатных знака – реквизит «Адресат»;
4) отступ в 40 печатных знаков – реквизит «Гриф утверждения»;
5) с отступом в 48 печатных знаков печатают инициалы и фамилию должностного лица в реквизите «подпись».
Если документ оформлен на нескольких листах, то при нумерации листов ставится цифра “2” на втором листе документа посередине верхнего поля.
Заключение
В настоящее время, когда основным предметом труда в общественном производстве промышленно-развитых стран становится информация, когда тенденция перекачивания трудовых ресурсов из сферы материального производства в информационную сферу приобретает стабильность, когда командная работа в любом месте и в любое время является уже обыденностью, и успех в любом деле зависит в большей мере от менеджера, - особенно востребованными являются специалисты, обладающие практическими навыками грамотного составления и оформления управленческой документации. И тем более ценен такой специалист, чем увереннее он владеет современными информационными технологиями и системами в управленческой деятельности.
Целью данного учебно-методического пособия являлось знакомство студентов, а также широкого круга практикующих специалистов с правилами и нормами составления и оформления основных видов управленческих документов.
Успех в деятельности любой организации складывается под влиянием массы факторов, в числе которых обязательно присутствует умение сотрудников грамотно осуществлять составление и оформление управленческих документов, и четко выполнять требования документооборота.
Правила оформления документов
Оформление официальных документов — важная составляющая процесса делопроизводства. Специфические правила записи информации определены для большинства типов документов: от писем до локальных нормативных актов. Официальная документация обладает свойством юридической силы, которое обеспечивается в первую очередь наличием обязательных элементов — реквизитов. Правила оформления документов регламентируются государственными стандартами и унифицированными системами. Несмотря на то что документационное обеспечение управления является прикладной сферой, делопроизводственные процессы, связанные с созданием и хранением документов, играют важную роль в деятельности любой организации.
Основные правила оформления документов
Элементы документооборота компании можно классифицировать в зависимости от вида деятельности, наименования документа, места его составления, степени секретности, юридической силы, степени обязательности, характера содержания. Это далеко не полный перечень факторов, влияющих на классификацию.
На основе перечисленных признаков выделяют следующие виды документации:
- организационно-правовую;
- плановую;
- распорядительную;
- справочную;
- аналитическую;
- отчетную;
- финансовую;
- договорную;
- документацию по личному составу.
Кроме того, каждая область деятельности оперирует специфическими видами документов. В качестве примера можно привести производственную или инженерную документацию, без которой не обходится деятельность любой организации, занятой в промышленной сфере.
Инструкция по делопроизводству. Оформляем документы правильно
К основным правилам оформления документов можно отнести в первую очередь схемы расположения реквизитов и их перечни. Основным нормативным актом в данной сфере является ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Он распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации: постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. В стандарте определены: состав реквизитов; требования к оформлению реквизитов; требования к бланкам документов, включая бланки с воспроизведением Государственного герба РФ.
Правила оформления документов, регламентированные Госстандартом, требуют от официального документа наличия постоянных и переменных реквизитов. Все обязательные элементы можно отнести к нескольким основным видам:
- формуляр документа (обязательные реквизиты);
- бланк документа (реквизиты, содержащие информацию об авторе);
- заголовочная часть (сведения об организации);
- содержательная часть (основная часть, назначение и смысл);
- оформляющая часть (реквизиты, подтверждающие подлинность и достоверность информации).
Правила оформления входящих документов
К входящим относятся документы, поступающие в компанию из других предприятий по разным каналам связи. Они также требуют соответствующего оформления, несмотря на то что создаются вне фирмы. Речь идет в первую очередь о регистрации входящей корреспонденции.
Все поступающие документы можно разделить на регистрируемые и нерегистрируемые. Первоочередной регистрации подлежат те, что имеют сжатые сроки для ответа. Например, налоговая документация. Каждый поступивший документ должен быть зарегистрирован один раз, непосредственно в день поступления. Для этого лицо, ответственное за входящую корреспонденцию (на практике чаще всего это секретарь или офис-менеджер компании), проставляет на нем отметку о поступлении. В большинстве организаций для этого используется соответствующий штамп. Отметка содержит наименование предприятия, дату и время поступления документа, количество листов и входящий номер. Согласно ГОСТу Р 6.30-2003, отметка должна располагаться в правом нижнем углу на лицевой стороне.
Как правильно согласовывать документы?
Правила оформления входящих документов схожи в большинстве компаний. Среди входящих писем нужно выделить те, которые не подлежат регистрации (рекламу, информационные материалы для ознакомления, поздравительные письма и телеграммы). Остальным же необходимо присвоить регистрационный номер. Нумерация может быть как валовой, так и дополненной определенными индексами. Это может быть индекс, характеризующий канал поступления, подразделение, осуществляющее регистрацию или любой другой индекс, облегчающий последующую работу. Основное требование к регистрационному номеру — его уникальность.
Многие компании вводят журналы учета входящих документов. В регистрационную форму такого журнала вносят дату поступления, исходящий номер отправителя и его наименование, вид документа и его краткое содержание.
Входящая корреспонденция с резолюцией уполномоченного лица передается исполнителю, а затем направляется в архив организации.
Правила оформления исходящих документов
К исходящим относят документы, созданные в компании для последующей отправки за ее пределы: в другие организации или частным лицам. Правила оформления исходящих документов требуют их регистрации в день подписания или утверждения. Исходящая корреспонденция также обладает рядом обязательных реквизитов, облегчающих ее учет. В первую очередь это номер и дата подписания или утверждения, заседания или принятия решения.
Регистрационный номер проставляют на первой странице документа. Он содержит порядковый номер, информацию о корреспонденте и исполнителях. Кроме того, номер может содержать данные о структурном подразделении (номер согласно штатному расписанию), индекс по номенклатуре дел и типовой код.
Деловое письмо: правила оформления и порядок работы
Для удобства исходящую корреспонденцию разделяют на группы, имеющие единый вид и место регистрации. Так, например, объединяют приказы, распоряжения, служебные записки, акты, протоколы и т. д.
Для исходящих документов в организации может существовать отдельный журнал регистрации. В записи об исходящем письме указывают его номер и дату создания, адресата, краткое содержание, сведения о лице, подписавшем документ, отметку об исполнении, номер архивного дела.
Существуют общие правила оформления исходящей документации, принятые в большинстве компаний:
- корреспонденция обрабатывается и отсылается в день подписания;
- исходящие документы оформляют в двух экземплярах;
- если документ должен быть возвращен отправителю, на нем необходимо поставить соответствующую отметку — «подлежит возврату».
Правила оформления документов регламентируются действующими нормами законодательства. В настоящее время все требования, относящиеся к делопроизводственному обеспечению, содержатся в различных законодательных и нормативных актах, что вызывает определенные сложности при оформлении официальной документации. Важно помнить о том, что юридическая сила любого документа зависит от правильности его оформления. Таким образом, знание нормативной базы необходимо для специалистов в области делопроизводства. Правила оформления документов могут быть закреплены в локальном нормативном акте, инструкции по делопроизводству компании. Однако она должна полностью соответствовать действующим требованиям законодательства.
Оформление документов
Оформление документов часто становится камнем преткновения в разных юридических делах, ведь так важно знать все тонкости обхождения с бумагами. Неправильное оформление деловых бумаг может стать весомой причиной того, что они не будут приняты органами власти.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 288-16-54. Это быстро и бесплатно!
Содержание:
- Прошивка документов и торговая марка
- Вопросы, связанные с гражданством и сменой паспорта
- Загранпаспорт и получение виз
Прошивка документов и торговая марка
К примеру, к такому исходу может привести даже неправильная прошивка документов. К тому же, если документ будет неправильно прошит, его можно легко изъять и подделать. Все пачки бумаг более двух листов должны сшиваться, если предполагается долгий срок хранения, то у бумаг должен быть переплет и опись с полным перечнем.
Прошивка делается с помощью иглы или шила и ниток. После шитья на узел и концы нити приклеивается заверительная надпись, на которой ставится количество листов, дата, подпись руководителя и печать организации. Для больших объемов можно использовать специальный сшиватель.
Постоянная конкуренция в мире бизнеса вынуждает выделять свой товар и услуги, делать его особенным, чему очень помогает торговая марка. Однако в современном мире это тоже актив, и чтобы владеть им, нужно оформить на него право. Только регистрация торговой марки и знака даст право запретить их использование другим бизнесменам.
Чтобы закрепить торговую марку за предприятием, нужно отправить заявку в Федеральное агентство интеллектуальной собственности (Росреестр). В заявку должны входить: заявление, описание и изображения знака, а также квитанция об уплате госпошлины. Заявка регистрируется в Роспатенте и проходит экспертизу. Если ведомство выносит положительное заключение, торговый знак вносится в реестр и владелец получает свидетельство об этом.
Вопросы, связанные с гражданством и сменой паспорта
Особенно важным вопрос верного оформления становится, когда он касается основных документов, удостоверяющих личность и гражданство человека. Чтобы сменить гражданство и получить его в другой стране, нужно пройти несколько трудоемких этапов.
Вначале переселенцы получают вид на временное проживание, далее после года проживания оформляется вид на жительство. И только после пяти лет жизни по виду можно оформить гражданство. Однако здесь существует масса тонкостей по оформлению документов, а также нюансов по поводу упрощенного получения гражданства.
Чаще всего гражданину в жизни приходится менять самый главный документ — паспорт. Его меняют женщины, когда выходят замуж, но меняют и мужчины, когда теряют его или выходит срок действия. Но это далеко не весь список условий: паспорт меняют при разводе и обратной смене фамилии, при добровольной смене фамилии, не связанной с женитьбой, в него вписывают детей, вносят данные о прописке. В связи с этим каждый раз нужен свой перечень документов, поданный в разные сроки.
Загранпаспорт и получение виз
Особенные сложности зачастую возникают с оформлением бумаг для поездки за границу. Некоторые тонкости связаны с самостоятельным оформлением визы США. Это и анкета на английском, и специальная цифровая фотография, и собеседование в консульстве. Далее может быть востребован солидный пакет документов, среди которых есть даже подтверждение инвалидности одного из родственников или документ о праве собственности на земельный участок.
Волокитой и очередями может обернуться самостоятельное получение шенгенской визы. Визу можно оформить в визовом центре, но это будет оплачиваться дополнительно. Список документов нужно уточнять в каждом консульстве дополнительно во избежание сложностей и проволочек.
Оформление загранпаспорта ассоциируется у россиянина с громадными очередями и бюрократическими препонами. Обычно он оформляется через ОВИР, и здесь обязательно нужно уточнять список нужных бумаг и порядок заполнения анкеты, так как они могут различаться.
Для облегчения жизни будущих отдыхающих теперь можно оформить загранпаспорт по Интернету через сайт госуслуг. Однако не все так просто — здесь тоже есть тонкости и нюансы, а также разные сроки подачи бумаг.
Каждого гражданина по жизни постоянно сопровождают документы, знаменующие собой новый этап в жизни, смену статуса или очередной виток бизнес-деятельности. Далее в каждой рубрике будут даны более четкие списки нужных бумаг и органов власти, которые занимаются их рассмотрением.
Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
+7 (499) 288-16-54 (Москва)
Это быстро и бесплатно!Оформление документов
Вы просматриваете раздел. Перейти к статьям ↓Каждая юридическая сделка сопровождается оформлением всех необходимых документов. Но многие ли люди могут справиться с тонкостями и особенностями дела? Не имея ни малейшего представления о законодательстве и юридических сделках, можно затянуть время на неопределенный срок или нарваться на недобросовестных работников различных служб.
Порядок оформления документов на ипотеку
Приобрести жилье на собственные денежные средства может не каждый человек. Поэтому решить проблему поможет ипотека. Оформление ипотеки является непростой задачей, особенно для людей, которые не имеют опыта в сфере кредитования.
Предоставить качественную и квалифицированную помощь в вопросах ипотеки могут юристы, которые помогут собрать все сопутствующие делу документы. Также возможно проведение оценки стоимости жилья и помощь в страховании имущества.
Независимая оценка осуществляется юридической организацией. После завершения процедуры выдается отчет об оценке, чтобы исключить финансовые и юридические риски.
Порядок оформления документов на ипотечное кредитование отличается множеством нюансов, так как требуется огромное количество различной документации, справок и выписок.
Документы для оформления загранпаспорта
Чтобы выехать за границу, обязательно требуется загранпаспорт. Получение разрешения на въезд в иностранное государство – длительный и не очень приятный процесс. Чтобы собрать все сопутствующие документы, нужно пройти волокиту и очереди. При этом человек испытывает волнения и тревоги.
Опытные юристы ответят на вопросы, какую документацию предоставить, как оформить загранпаспорт и в какие структуры и организации идти.
Получить паспорт возможно несколькими методами:
- обращение в организации, которые занимаются специальным оформлением загранпаспортов
- посещение ОВИР по месту жительства, где предоставят подробную информацию
Документы для оформления загранпаспорта имеют индивидуальный характер. Для совершеннолетних лиц необходим один перечень документов, а для несовершеннолетних – другой.
Сроки выдачи загранпаспорта могут затягиваться в летний сезон, так как желающих оформить паспорта очень много. Желательно осуществлять оформление загранпаспорта в непопулярные сезоны, то есть заранее.
С недавнего времени появилась возможность оформлять биометрические заграничные паспорта. Чтобы получить паспорт, необходимо предоставить перечень документов.
- паспорт РФ
- заполненная анкета-заявление
- для неработающих лиц – трудовая книжка
- для занятых граждан – копия трудовой книжки работника
- военный билет
При заполнении анкеты-заявления могут возникнуть трудности, которые поможет решить высококвалифицированный юрист по административному праву.
Пакет документов для оформления дарственной
Если человек желает подарить свое имущество другой персоне, то обязательно нужно оформить дарственную. Подарить на безвозмездной основе можно квартиру, автомобиль, гараж и любую другую собственность.
Помогут правильно и качественно оформить дарственную опытные юристы. Для начала нужно сформировать полный пакет документов для оформления дарственной, который нужно предоставить в регистрационные органы.
К необходимым документам относятся:
- свидетельства, которые удостоверяют право собственности на объект имущества
- паспорта дарителя и приемника
- договор дарения имущества
- кадастровый и технический паспорт на собственность
- согласие супруга, которое подтверждается нотариусом
- справка о составе лиц и другие
Юристы подскажут, как быстро и точно оформить сделку дарения, где взять справки и документы. А также могут сопровождать на всех этапах оформления дарственной.
А более подробную информацию, связанную с оформлением документов, вы узнаете из этой рубрики!
Старинное государство Индия, в нынешнее время, пользуется большой популярностью среди жителей России....
В настоящее время, процесс получения свидетельства о рождении значительно упрощен, и займет всего...
Иногда возникает необходимость много перемещаться по городу, но нет возможности делать это на своем...
Page 2
Юридическая консультация > Административное право > Оформление документов
Вы просматриваете раздел. Перейти к статьям ↓Не всегда есть возможность подписать важные документы лично. В таких случаях поможет грамотно...
Как показывает практика, не всегда человек может представлять свои интересы и защищать права...
Обязанностью перед государством является прохождение воинской службы (с 18 до 28 лет). Главный документ...
Свидетельство о наступлении смерти — это достаточно важный документ для родственников покойного....
Операции по продаже или сдаче в аренду жилья связаны с оформлением большого количества документов....
Страница 2 из 47«12345...102030...»Последняя »
